பெயரிட்ட அடுத்த நடவடிக்கைகளுடன் கூட்டத்தை முடித்தல்

ஒவ்வொரு கூட்டத்தையும் இப்படி முடியுங்கள்: ஒவ்வொரு நடவடிக்கையையும் மூன்று பகுதிகளுடன் உரக்கச் சொல்லுங்கள். யார், என்ன, எப்போதுக்குள். பிறகு அதை எழுதி, அதே நாளில் அனுப்புங்கள்.

எல்லோரும் ஒப்புக்கொள்கிறார்கள், ஆனால் எதுவும் நகரவில்லை என்ற அமைதியான தேக்கத்தை இது தடுக்கும். நம்பகமான ஒருவரே எல்லாவற்றையும் ஏற்கும் நிலையையும் தடுக்கும்.

கூட்டங்கள் ஏன் தெளிவான நடவடிக்கைகள் இல்லாமல் முடிகின்றன?

கடைசி ஐந்து நிமிடத்தில் மக்கள் களைத்திருக்கிறார்கள். பலருக்குப் பசி, யாருக்கோ அழைப்பு. “பின்தொடர்வோம்” என்பது முடிவுபோல் தோன்றுகிறது. பிறகு அந்தப் பின்தொடர்தல் யாருக்கும் சொந்தமில்லாமல் போகிறது.

பெயர் இல்லாதபோது, மிகவும் பொறுப்புணர்வு உள்ளவர் அதை எடுத்துக்கொள்கிறார். இது நியாயமல்ல, மெதுவாக மனக்கசப்பை வளர்க்கிறது.

நல்ல நடவடிக்கை வரியில் என்ன இருக்கவேண்டும்?

ஒவ்வொரு முறையும் ஒரே வடிவத்தைப் பயன்படுத்துங்கள்:

• யார்: ஒரு பெயர், “குழு” அல்ல.
• என்ன: ஒரு வினைச்சொல்லும் விளைவும், உதாரணமாக “திருத்திய பணி அட்டவணையை அனுப்புதல்”.
• எப்போதுக்குள்: ஒரு தேதி, அல்லது நாளும் நேரமும்.

“தீபாவளி பணி அட்டவணையின் திருத்திய வடிவத்தை ஆயிஷா வியாழன் நண்பகலுக்குள் குழுவுக்கு அனுப்புவார்” என்றால் செயல்படலாம். “அட்டவணையைப் பார்ப்போம்” என்றால் செயல்பட முடியாது.

முயன்று பாருங்கள்: ஐந்து நிமிட முடிவு

விவாதம் நீண்டாலும், கூட்டத்தின் கடைசி ஐந்து நிமிடத்தை இதற்கு ஒதுக்குங்கள்.

1. “அடுத்து நாம் ஒவ்வொருவரும் என்ன செய்கிறோம் என்று சரிபார்ப்போம்” என்று சொல்லுங்கள்.
2. ஒவ்வொரு நடவடிக்கையையும் உரிமையாளர் பெயருடனும் தேதியுடனும் உரக்கப் படியுங்கள்.
3. உரிமையாளரிடம் “இது உங்களுக்கு ஏற்றதா?” என்று கேட்டு, பதிலைக் கவனியுங்கள்.
4. யாராவது ஏற்கெனவே நிரம்பியிருந்தால், புதிதாகச் சேர்க்காமல் ஒன்றை நகர்த்துங்கள்.
5. பட்டியலை யார், எப்போது அனுப்புவார் என்று சொல்லுங்கள்.

மூன்றாவது படி முக்கியம். அறையின் முன்னால் சொல்லப்படும் ஆம் என்பது எப்போதும் மனப்பூர்வமான ஆம் அல்ல.

நடவடிக்கைகளை நியாயமாகப் பகிர்வது எப்படி?

அனுப்பும் முன் பட்டியலைப் பாருங்கள். ஒரே பெயர் அதிகமாக வந்தால் அதைச் சொல்லிச் சமநிலைப்படுத்துங்கள். எழுதுவது, துரத்துவது, சுத்தம் செய்வது போன்றவை எப்போதும் யாருக்குக் கொடுக்கப்படுகின்றன என்று கவனியுங்கள்.

உங்கள் குழுவில் தொலைவில் அல்லது ஷிப்டில் வேலை செய்பவர்கள் இருந்தால், அவர்கள் பார்க்கும் இடத்தில் நடவடிக்கைகளை அனுப்பி, நியாயமான கடைசி நாளைக் கொடுங்கள். தொடர்புடைய நியாயக் கேள்வியை சக ஊழியருக்குச் சுமையாகாமல் இடைவெளி திட்டமிடுதல் பக்கம் பேசுகிறது.

முன்னுரிமைகள் தெளிவில்லாவிட்டால்?

எது முதலில் என்று தெரியாததால் சிலரால் நடவடிக்கையைச் சொல்ல முடிவதில்லை. வேலையை ஒப்படைக்கும் முன் நிறுத்தி, அதைத் தெளிவாக்குங்கள். அதற்கு தெளிவற்ற முன்னுரிமைகளுக்கான குழு உரையாடல் வழிகாட்டி ஒரு சிறு வழியைத் தருகிறது.

நச்சரிக்காமல் பின்தொடர்வது எப்படி?

பின்தொடர்தலைக் கூட்டத்திலேயே ஒப்புக்கொள்ளுங்கள். உதாரணம்: “புதன் காலை நான் பட்டியலைப் பார்ப்பேன், ஏதாவது மாறியிருந்தால் அப்போது சொல்லுங்கள்.” அப்போது அந்தச் சரிபார்ப்பு துரத்தலாக அல்லாமல் திட்டத்தின் பகுதியாகிறது.

ஒரு நடவடிக்கையைச் செய்ய முடியாவிட்டால், முன்பே சொல்லும்படி உரிமையாளரிடம் கேளுங்கள். மௌனத்தைவிட “நான் சிக்கிக்கொண்டேன்” என்ற செய்தி சிறந்தது.

அடுத்த நல்ல படி என்ன?

அடுத்த கூட்டத்தில் இந்த மூன்று பகுதி வரியை மட்டும் பயன்படுத்துங்கள். அதை நன்கு பகிரப்பட்ட நிகழ்ச்சி நிரலுடன் இணையுங்கள்: மக்கள் அமைதியாகத் தயாராக நிகழ்ச்சி நிரலைப் பகிருங்கள் பக்கத்தைப் பாருங்கள். தெளிவான நோக்கத்துடன் ஒரு குறுகிய கூட்டம் வழிகாட்டியையும் பணியிடம், சக ஊழியர்கள், குழு நலம் பார்க்கலாம்.

இப்போது ஒப்புக்கொண்டவை பற்றிய எண்ணங்களால் தலை நிறைந்திருந்தால், மனம் இறக்கும் பலகை கருவி அவற்றை ஓரிடத்தில் இறக்கி வைக்க உதவும்.

பட்டியல் அனுப்பப்பட்டதும், தொடங்கும் முன் ஒரு நிதான மூச்சு எடுக்க, Miracle of Mind செயலியில் உள்ள சத்குருவின் இலவச 7 நிமிட வழிகாட்டப்பட்ட தியானம் விருப்பமான வழி.