Kết thúc cuộc họp bằng việc cụ thể có tên người
Cuối buổi ai cũng gật đầu, nhưng chẳng ai chắc mình phải làm gì.
Hãy khép mỗi cuộc họp bằng cách đọc to từng việc cần làm với ba phần: ai, làm gì và khi nào. Sau đó ghi lại và gửi đi ngay trong ngày.
Cách này chấm dứt tình trạng ai cũng đồng ý mà chẳng có gì chuyển động. Nó cũng ngăn một người đáng tin cậy lặng lẽ ôm hết mọi việc.
Vì sao họp xong vẫn không rõ ai làm gì?
Đến năm phút cuối, ai cũng mệt. Cả phòng đói bụng, có người sắp có cuộc gọi, và câu “rồi mình theo dõi tiếp” nghe như một cái kết. Phần theo dõi ấy sau đó không thuộc về ai.
Khi việc không gắn với một cái tên, người có trách nhiệm nhất thường là người nhận lấy. Điều đó không công bằng, và nó âm thầm nuôi lớn sự ấm ức.
Một dòng việc tốt gồm những gì?
Hãy dùng cùng một khuôn mỗi lần:
- Ai: một cái tên, không phải “cả nhóm”.
- Làm gì: một động từ và một kết quả, ví dụ “gửi lịch làm việc đã sửa”.
- Khi nào: một ngày, hoặc một ngày kèm giờ.
“Lan gửi lịch làm việc dịp Tết đã sửa cho cả nhóm trước trưa thứ Năm” là việc làm được ngay. “Xem lại lịch làm việc” thì không.
Thử cách này: năm phút để khép lại
Hãy để năm phút cuối buổi họp cho việc này, kể cả khi cuộc thảo luận kéo dài.
- Nói: “Mình cùng kiểm tra xem tiếp theo mỗi người làm gì nhé.”
- Đọc to từng việc cùng người nhận và ngày làm.
- Hỏi người nhận: “Như vậy có ổn với bạn không?” rồi lắng nghe câu trả lời.
- Nếu ai đó đã quá tải, hãy dời bớt một việc thay vì chất thêm.
- Nói rõ ai sẽ gửi danh sách, và gửi khi nào.
Bước thứ ba rất quan trọng. Một tiếng “đồng ý” trước mặt cả phòng không phải lúc nào cũng là đồng ý thật lòng.
Chia việc công bằng thế nào?
Hãy nhìn lại danh sách trước khi gửi. Nếu một cái tên xuất hiện quá nhiều, hãy nói ra và chia lại. Để ý ai luôn là người được giao việc ghi chép, đôn đốc hay dọn dẹp.
Nếu nhóm có đồng nghiệp làm từ xa hoặc theo ca, hãy đăng các việc ở nơi họ sẽ thấy và cho họ một hạn chót hợp lý. Bài sắp xếp giờ nghỉ mà không đẩy gánh nặng sang đồng nghiệp nói về một vấn đề công bằng liên quan.
Nếu thứ tự ưu tiên chưa rõ thì sao?
Đôi khi mọi người không nêu được việc cần làm vì không biết việc nào đi trước. Hãy dừng lại để thống nhất điều đó trước khi giao việc. Hướng dẫn cả nhóm bàn về thứ tự ưu tiên chưa rõ chỉ một cách ngắn gọn để làm.
Theo dõi thế nào để không thành đôn đốc?
Hãy thống nhất cách theo dõi ngay tại cuộc họp. Ví dụ: “Sáng thứ Tư mình sẽ xem lại danh sách, lúc đó bạn cứ báo nếu có gì thay đổi.” Như vậy việc hỏi thăm là một phần của kế hoạch, chứ không phải đi thúc giục.
Nếu một việc không làm được, hãy nhờ người nhận nói sớm. Một tin nhắn “mình đang vướng” tốt hơn sự im lặng.
Bước tiếp theo nên là gì?
Hãy dùng dòng việc ba phần ở cuộc họp tới, và chưa cần thêm gì khác. Hãy kết hợp với một chương trình được gửi tốt: xem bài gửi chương trình họp để mọi người chuẩn bị thong thả. Bạn cũng có thể đọc chuẩn bị một cuộc họp ngắn có mục đích rõ ràng và xem trang tổng hợp về nơi làm việc và đồng nghiệp.
Nếu đầu óc bạn đang đầy những điều vừa nhận lời, công cụ Bảng trút ý cho bạn đặt hết chúng xuống một chỗ.
Khi danh sách đã gửi đi, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một cách để hít một hơi bình tĩnh trước khi bắt đầu, nếu bạn muốn.
Câu hỏi thường gặp
Ai nên ghi lại các việc cần làm?
Người chủ trì nên xác nhận bằng lời, nhưng người ghi chép không cần là một người mỗi lần. Hãy luân phiên vai trò này để không đồng nghiệp nào luôn phải ôm phần giấy tờ. Gửi danh sách trong cùng ngày làm việc khi mọi người còn nhớ rõ.
Nếu không ai nhận một việc thì sao?
Hãy hỏi điều gì đang cản trở trước khi giao. Có thể việc đó chưa rõ, hoặc người kia đã quá tải. Nếu vẫn chưa có ai, người chủ trì có thể đề nghị một người, với sự đồng ý của họ, và ghi lại việc nào sẽ phải lùi lại.
Một dòng việc cần chi tiết đến đâu?
Đủ để người vắng mặt vẫn làm được. Hãy dùng một động từ, một người nhận và một thời hạn. Nếu phải giải thích cả đoạn, hãy chia thành những việc nhỏ hơn hoặc đính kèm một ghi chú ngắn.
Cách này có dùng được cho một cuộc gọi nhanh trên WhatsApp không?
Được. Sau cuộc gọi ngắn, hãy gửi một tin nhắn liệt kê từng việc kèm tên và ngày. Nhờ mọi người thả biểu tượng ngón cái nếu đúng, hoặc trả lời nếu còn thiếu. Việc này chỉ mất một phút.
Đọc tiếp
Sau một cuộc họp đòi hỏi nhiều ở bạn, một bài thiền ngắn có hướng dẫn có thể giúp bạn dừng lại một chút trước khi bắt tay vào danh sách việc của mình.