Chuẩn bị một cuộc họp ngắn có mục đích rõ ràng
Lịch lại có thêm một cuộc họp, mà chẳng ai nói được vì sao phải họp.
Một cuộc họp ngắn bắt đầu từ một câu nêu mục đích. Nếu bạn không viết ra được câu đó, có thể bạn không cần họp. Nếu viết được, phần còn lại sẽ tự rõ: ai tham dự, họp bao lâu và kết thúc thế nào.
Bài này chỉ cách chuẩn bị trong khoảng mười phút, để mọi người ra khỏi phòng và biết chính xác điều đã được quyết định.
Vì sao họp hay dài và mơ hồ?
Thường là vì mục đích chưa bao giờ được nói ra. Mỗi người đến với một ý khác nhau, nên nửa tiếng đầu cả nhóm phải đi tìm xem buổi họp này để làm gì. Rồi có người nhìn đồng hồ, có người cầm điện thoại lên.
Một cuộc họp ngắn và rõ ràng tôn trọng sự chú ý của mọi người. Với nhóm làm theo ca hoặc đang bận, nó còn giữ lại thời gian mà đồng nghiệp cần cho công việc chính.
Viết câu mục đích thế nào?
Hãy hoàn thành câu này: “Đến cuối buổi họp, chúng ta sẽ có…” Phần kết phải là thứ nhìn thấy được, như một quyết định, một danh sách hay một cái tên.
Chưa rõ: “Bàn về lịch làm việc dịp Tết.” Rõ hơn: “Đến cuối buổi, chúng ta sẽ thống nhất ai trực ngày mùng một Tết.”
Bài gửi chương trình họp để mọi người chuẩn bị thong thả chỉ cách gửi câu này đi trước giờ họp.
Thử cách này: chuẩn bị trong năm bước
Việc này mất khoảng mười phút trước khi bạn gửi lời mời.
- Viết câu mục đích. Nếu không viết được, hãy gửi tin nhắn thay vì họp.
- Chọn những người quyết định, người làm việc hoặc người nắm thông tin.
- Đặt thời lượng, và chọn ngắn hơn con số bạn nghĩ lúc đầu.
- Liệt kê tối đa ba nội dung, mỗi nội dung vài phút.
- Chọn người ghi lại việc cần làm, và báo trước cho họ.
Họp hay nhắn tin: một phép thử nhanh
Hãy tự hỏi ba câu sau. Nếu cả ba đều là không, hãy gửi tin nhắn.
- Chúng ta có cần cùng quyết định điều gì không?
- Có bất đồng nào cần nói chuyện trực tiếp không?
- Câu trả lời có thay đổi việc ai đó làm trong hôm nay không?
Tin nhắn giữ lại thời gian của mọi người. Cuộc họp dành cho những việc mà tin nhắn không làm được.
Làm sao để buổi họp giữ được ngắn gọn?
Ngay đầu buổi, hãy nói mục đích và giờ kết thúc. Đi qua các nội dung theo thứ tự. Nếu một nội dung bắt đầu dài ra, hãy tạm gác lại và đi tiếp.
Nếu được, hãy để màn hình xuống. Bắt đầu đúng giờ dù có người đến muộn, để người đúng giờ không bị thiệt. Nếu họp qua video, hãy kiểm tra đường dẫn trước khi mọi người vào. Cuối buổi, hãy đọc to các việc cần làm, và xem bài kết thúc cuộc họp bằng việc cụ thể có tên người.
Còn những người thấy họp căng thẳng thì sao?
Có đồng nghiệp đứng hình khi bị yêu cầu phát biểu bất ngờ. Hãy gửi câu hỏi trước, và cho phép góp ý bằng văn bản chứ không chỉ bằng lời. Cho mọi người được xin nghỉ giữa chừng, và giữ không khí trong phòng thật bình tĩnh.
Vài hơi thở chậm trước khi bước vào phòng cũng có thể giúp. Hẹn giờ thiền luôn sẵn đó nếu bạn muốn một phút yên tĩnh trước.
Nếu các cuộc họp khiến bạn lo lắng nhiều trong thời gian dài, hãy nói chuyện với bác sĩ hoặc chuyên viên tư vấn. Trang hỗ trợ của chúng tôi có danh sách nơi để bắt đầu.
Đọc tiếp
Nếu thứ tự ưu tiên chưa rõ khiến cuộc họp rối, hãy đọc hướng dẫn cả nhóm bàn về thứ tự ưu tiên chưa rõ. Mọi bài trong nhóm này nằm ở trang tổng hợp về nơi làm việc và đồng nghiệp.
Sau một cuộc họp, khi bạn muốn lắng lại một chút, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một nơi để thử, nếu bạn muốn.
Câu hỏi thường gặp
Một cuộc họp ngắn nên kéo dài bao lâu?
Vừa đủ cho mục đích của nó, không hơn. Với một quyết định hay một cập nhật, mười lăm phút là đủ. Hãy chốt giờ kết thúc từ trước và nói rõ ngay đầu buổi. Một giờ kết thúc rõ ràng giúp mọi người tập trung và biết mình làm gì tiếp theo.
Làm sao biết có cần họp hay không?
Hãy tự hỏi vấn đề này có cần trò chuyện trực tiếp không. Nếu chỉ là thông tin, hãy nhắn tin. Nếu cần quyết định, cần gỡ một bất đồng hoặc cần trao đổi qua lại nhanh, họp sẽ có ích. Viết mục đích thành một câu thường cho bạn thấy ngay đó là loại nào.
Nên mời những ai?
Chỉ mời người quyết định, người làm việc đó hoặc người nắm thông tin mà những người khác chưa có. Những người còn lại có thể đọc bản tóm tắt ngắn sau đó. Phòng họp nhỏ giúp mọi việc nhanh hơn và trả lại thời gian cho đồng nghiệp. Nếu ai đó không được mời, hãy cho họ biết lý do và khi nào họ nhận được kết quả.
Nếu cuộc họp bị kéo dài thì sao?
Hãy dừng đúng giờ đã hẹn, ghi lại phần còn dang dở và thống nhất một cuộc họp nhỏ hoặc một tin nhắn để làm tiếp. Để buổi họp trôi dài sẽ khiến mọi người nghĩ giờ kết thúc chỉ là hình thức. Nếu mục đích quá lớn, lần sau hãy chia thành các cuộc họp nhỏ hơn, mỗi cuộc có một câu mục đích riêng.
Đọc tiếp
Nếu sau cuộc họp đầu óc còn ồn ào, một bài thiền ngắn có hướng dẫn như bài bảy phút miễn phí của Sadhguru sẽ giúp bạn lắng lại trước khi sang việc kế tiếp.