Gửi chương trình họp để ai cũng chuẩn bị kịp
Cả nhóm bước vào họp mà không biết mình sẽ bị hỏi điều gì.
Hãy gửi chương trình họp sớm, viết mỗi mục thành một câu hỏi hoặc một điều cần quyết định, và ghi ai phụ trách. Như vậy mọi người có thể chuẩn bị theo nhịp của mình, thay vì phải phản ứng ngay tại chỗ.
Một cuộc họp mà ai cũng biết trước câu hỏi sẽ bình tĩnh hơn. Nó cũng cho đồng nghiệp ít nói một cơ hội công bằng để lên tiếng.
Vì sao gửi chương trình sớm giúp mọi người tham gia?
Có đồng nghiệp nghĩ tốt nhất khi ở một mình và trả lời hay nhất sau một đêm suy nghĩ. Có người làm việc bằng ngôn ngữ thứ hai hay thứ ba nên cần thời gian tìm từ. Một câu hỏi bất ngờ trong phòng họp chỉ có lợi cho người nói nhanh nhất.
Chương trình họp không phải thủ tục cho có. Đó là một cử chỉ tử tế nhỏ, giúp mỗi người đến họp trong tâm thế sẵn sàng.
Một mục trong chương trình nên viết thế nào?
Chỉ ghi tên chủ đề thì cho người đọc rất ít thông tin. Chữ “Ngân sách” có thể là một báo cáo, một lời phàn nàn hay một cuộc biểu quyết. Một câu hỏi cho họ biết cần mang theo gì.
Hãy so sánh hai cách ghi:
- Chưa rõ: “Lịch làm việc dịp Tết”
- Rõ ràng: “Lịch làm việc dịp Tết: ai có thể trực ngày lễ thứ hai, và cần đổi ca thế nào?”
Nếu một mục cần quyết định, hãy ghi “Cần quyết định”. Nếu chỉ để thông báo, hãy ghi “Để biết”. Nhờ vậy mọi người biết lúc nào cần lắng nghe và lúc nào cần lên tiếng.
Thử cách này: một thông báo bạn có thể dán vào
Bạn có thể gửi qua email hoặc nhóm WhatsApp của nhóm. Hãy chỉnh lại lời cho hợp với nơi làm việc của bạn.
- Mở đầu bằng mục đích: “Chúng ta họp để quyết định X và thống nhất ai làm Y.”
- Ghi từng mục thành một câu hỏi, kèm tên người phụ trách bên cạnh.
- Đánh dấu từng mục: quyết định, thảo luận hoặc thông báo.
- Thêm giờ và địa điểm, và cho biết có thể tham gia trực tuyến không.
- Kết bằng: “Nếu bạn thích góp ý bằng tin nhắn trước buổi họp, hãy gửi cho mình trước một ngày, mình sẽ đọc lên trong buổi họp.”
Ngắn cũng được. Năm dòng vẫn tốt hơn một trang mà không ai mở.
Làm sao để người làm khác giờ cũng theo kịp?
Không phải ai cũng đọc tin nhắn cùng một lúc. Một bạn làm ca tối có thể đến sáng hôm sau mới thấy thông báo của bạn.
Hãy gửi chương trình ở nơi cả nhóm vẫn xem hằng ngày. Nói rõ hạn chót gửi ý kiến bằng lời đơn giản. Nếu ai đó không dự được, hãy cho họ một cách góp ý bằng văn bản và gửi biên bản sau buổi họp.
Nếu buổi họp vốn đã ít thời gian thì sao?
Hãy chuyển phần cập nhật ra khỏi phòng họp, vào một tin nhắn. Giữ thời gian họp cho những câu hỏi thật sự cần nói chuyện. Bài chuẩn bị một cuộc họp ngắn có mục đích rõ ràng chỉ cách rút gọn một chương trình.
Khi nào nên giữ kín chương trình?
Có những chủ đề nói về một người cụ thể, như đánh giá công việc, nghỉ phép hay chuyện sức khỏe. Đừng ghi tên hay chi tiết vào chương trình gửi cả nhóm. Hãy ghi chủ đề một cách chung chung, và nói chuyện với người đó trước. Nếu ai đó có vẻ đang chật vật, bài tìm nơi hỗ trợ ngoài bài hướng dẫn có thể giúp bạn hướng họ đến nơi cần đến một cách nhẹ nhàng.
Bước tiếp theo nên là gì?
Hãy chọn cuộc họp sắp tới và chỉ viết chương trình của nó thành các câu hỏi. Gửi sớm hơn thường lệ rồi xem những tin nhắn trả lời có khác đi không. Khi chương trình đã sẵn sàng, hãy kết thúc cuộc họp bằng việc cụ thể có tên người để sự rõ ràng ấy theo đến phút cuối.
Nếu việc lên kế hoạch khiến đầu óc bạn đầy ắp, công cụ Bảng trút ý có thể giúp bạn trút bớt ra trước khi viết. Bạn cũng có thể xem thêm ở trang tổng hợp về nơi làm việc và đồng nghiệp.
Khi chương trình đã gửi đi và bạn muốn có một lúc bình tĩnh trước khi đọc các tin nhắn trả lời, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một nơi để bắt đầu, nếu bạn muốn.
Câu hỏi thường gặp
Nên gửi chương trình họp sớm đến mức nào?
Hãy gửi khi mọi người còn thời gian suy nghĩ, đừng đợi đến lúc họ đang bước vào phòng. Với cuộc họp định kỳ, gửi vào cuối ngày làm việc hôm trước là một thói quen hợp lý. Với cuộc bàn bạc lớn hơn, hãy gửi trước một hai ngày làm việc. Báo cho mọi người biết khi nào sẽ gửi, để họ biết lúc nào cần xem.
Nếu chương trình thay đổi vào đúng ngày họp thì sao?
Hãy nói ngay từ đầu buổi, kèm lý do. Sau đó xác nhận mục nào đổi chỗ và mục nào giữ nguyên. Người đã chuẩn bị cho một mục không nên bị bất ngờ vì phải đổi thứ tự. Nếu có mục mới, hãy nêu rõ ai sẽ phát biểu.
Chương trình có nên ghi tên người phát biểu không?
Ghi tên người phụ trách từng mục sẽ giúp mọi người chuẩn bị. Hãy thêm một dòng mời ai có ý kiến thì nhắn trước nếu họ thích. Cách này cho đồng nghiệp ít nói, hoặc người đang làm việc bằng ngôn ngữ thứ hai, một cách công bằng để đóng góp.
Chương trình dài có tốt hơn chương trình ngắn không?
Không. Một chương trình ngắn với câu hỏi rõ ràng dễ đọc và dễ chuẩn bị hơn. Nếu phải ghi một danh sách dài, có thể cuộc họp đang ôm quá nhiều việc. Hãy cân nhắc chia nhỏ ra, hoặc chuyển phần cập nhật sang một ghi chú bằng văn bản.
Đọc tiếp
Nếu bạn muốn lắng lại trước khi mở chương trình họp và đọc loạt tin nhắn trả lời, một bài thiền ngắn có hướng dẫn cho bạn vài phút yên tĩnh để bắt đầu.