Khi việc gì cũng có vẻ gấp
Tin nhắn nào cũng đòi làm ngay, mà bạn chỉ làm được từng việc một.
Khi việc gì cũng có vẻ gấp, vấn đề thường không phải là bạn chậm. Vấn đề là bạn đang nhìn mười việc cùng lúc, và đầu óc coi mỗi việc như một tiếng chuông báo động. Sắp xếp chúng trên giấy biến tiếng ồn thành một thứ tự.
Bài hướng dẫn này chỉ cách làm điều đó trong mười phút, với một câu hỏi cho mỗi việc.
Vì sao mọi thứ cùng có vẻ gấp?
Vì việc chưa xong cứ đòi bạn chú ý, và điện thoại thì thêm việc mới cả ngày. Dịch vụ Y tế Quốc gia Anh (NHS) gợi ý giảm căng thẳng bằng cách chia việc lớn thành bước nhỏ, lên kế hoạch trước và nói chuyện với ai đó1. Cả ba điều này đều làm dịu cảm giác “mọi thứ cùng một lúc”.
Gấp và ồn ào không giống nhau. Một việc là gấp khi chờ đợi có cái giá thật, như hạn chót, một người đang trông vào bạn hay chuyện an toàn. Một việc là ồn ào khi bạn chỉ thấy khó chịu nếu để nó đó.
Thử cách này: sắp xếp trong mười phút
Bạn cần một cây bút và một tờ giấy, hoặc một ghi chú trên điện thoại.
- Ghi mọi việc bạn nghĩ ra, mỗi dòng một việc. Đừng đánh giá vội.
- Bên cạnh mỗi việc, trả lời: “Nếu để đến mai, chuyện gì xảy ra, và với ai?”
- Đánh dấu những việc có cái giá thật là “hôm nay”.
- Đánh dấu những việc chờ được vài ngày là “tuần này”, và gán cho mỗi việc một ngày.
- Việc nào thuộc về người khác thì ghi “không phải của mình”, kèm tên người bạn sẽ báo.
- Trong danh sách “hôm nay”, khoanh một việc để bắt đầu ngay. Gác phần còn lại.
Nếu thích gõ, bạn có thể dùng công cụ Bảng trút ý để chứa cả danh sách. Mọi thứ chỉ nằm trong trình duyệt của bạn.
Nếu danh sách “hôm nay” vẫn quá dài?
Hãy cắt bớt bằng cách hỏi việc nào chỉ mình bạn làm được. Bố hoặc mẹ có thể đón con, đồng nghiệp có thể gửi tệp, anh chị em có thể gọi cho phòng khám.
Nếu có thể chia việc, hãy xem bài Cách nhờ giúp việc cụ thể một cách rõ ràng. Nếu danh sách lúc nào cũng quá dài, bài Nhận ra khi kế hoạch của bạn quá tải nhìn vào bức tranh lớn hơn.
Áp dụng vào một ngày bình thường
Ở văn phòng, hãy sắp xếp trước khi mở email đầu tiên, với ly cà phê bên cạnh. Ở bãi gửi xe, dành hai phút cho riêng bước sáu, phần còn lại để tối làm.
Ở nhà, dùng mặt sau tờ thông báo của trường hay một tờ hóa đơn cũ. Tờ giấy lộn xộn vẫn dùng được.
Người làm theo ca có thể sắp xếp vào đầu bất kỳ ca nào. Đó chính là buổi sáng của bạn.
Nếu việc sắp xếp khiến bạn run, chóng mặt hay ngập trong lo lắng, bạn cứ dừng lại. Bác sĩ hoặc chuyên viên tư vấn có thể giúp, và trang hỗ trợ của chúng tôi có liệt kê nơi bắt đầu.
Đọc tiếp
Nếu buổi chiều đã nặng nề, hãy thử bài Một việc có ích cho buổi chiều quá tải. Để có thêm ý tưởng, quay lại trang chủ đề Vơi bớt căng thẳng hằng ngày, từng bước nhỏ.
Khi danh sách đã nằm trên giấy, một quãng nghỉ ngắn có hướng dẫn như bài thiền bảy phút miễn phí của Sadhguru có thể giúp bạn bắt tay vào việc đầu tiên với tâm vững hơn.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết việc nào thật sự gấp?
Hỏi một câu cho mỗi việc: nếu để đến mai, chuyện gì thật sự xảy ra, và với ai? Nếu câu trả lời là trễ hạn, có vấn đề an toàn hoặc có người đang chờ bạn, đó là việc có hạn. Nếu chỉ là cảm giác áy náy mơ hồ, việc đó ồn ào chứ không gấp.
Nếu sếp nói việc gì cũng gấp thì sao?
Mang danh sách đến và hỏi việc nào làm trước. Câu “Em có thể xong A trước ba giờ hoặc B trước năm giờ, anh chị muốn việc nào trước?” vừa rõ vừa lịch sự. Như vậy hai bên cùng quyết, bạn không phải gánh một mình.
Có nên làm việc nhanh nhất trước cho nhẹ lòng không?
Đôi khi một việc hai phút giúp dọn chút chỗ và giúp bạn bắt đầu. Nhưng nếu nó làm chậm một việc có hạn chót thật, thì chỉ có vẻ năng suất thôi. Hãy làm việc có hạn trước, và để việc nhanh cho những lúc trống.
Những việc không làm hôm nay thì để đâu?
Ghi chúng ra, kèm một ngày bên cạnh mỗi việc. Khi việc đã có chỗ trên giấy, đầu óc bạn không phải giữ nó nữa. Hãy xem danh sách một lần vào giờ cố định, thay vì vài phút lại xem.
Nguồn tham khảo
Đọc tiếp
Khi danh sách đã nằm trên giấy, một quãng nghỉ ngắn có hướng dẫn như bài thiền bảy phút miễn phí của Sadhguru có thể giúp bạn bắt tay vào việc đầu tiên với tâm vững hơn.