Nhận ra khi kế hoạch của bạn quá tải
Tuần của bạn trông ổn trên giấy, vậy mà ngày nào cũng còn dở nửa danh sách.
Nếu ngày nào cũng còn dở nửa danh sách, vấn đề có thể không nằm ở sự cố gắng của bạn. Có thể kế hoạch đòi nhiều giờ hơn số giờ một ngày có. Bài hướng dẫn này giúp bạn thấy rõ khoảng chênh đó, không chấm điểm, không dán nhãn.
Hãy coi đây là một phép tính. Bạn đang so những gì đã hứa với thời gian mình có.
Vì sao kế hoạch quá tải lại khó thấy?
Vì các cam kết nằm rải rác: trong đầu, trong lịch, trong nhóm Zalo và trên vài mẩu giấy nhớ. Không có trang nào cho thấy tổng cộng.
Chuyển qua lại giữa các việc cũng tốn sức. Trong các thí nghiệm năm 2001, cái giá của việc chuyển đổi tăng lên khi luật của nhiệm vụ phức tạp hơn, và giảm đi khi có dấu hiệu cho biết việc tiếp theo là gì2. Đó là những bài tập đơn giản trong phòng thí nghiệm, nên hãy coi đây là lời nhắc nhẹ, không phải quy tắc cho ngày của bạn. Kế hoạch ít chuyển đổi và có dấu hiệu rõ ràng thì dễ theo hơn.
Dịch vụ Y tế Quốc gia Anh (NHS) gợi ý lên kế hoạch trước và chia việc lớn thành bước nhỏ để giảm căng thẳng1. Một kế hoạch viết ra là nơi bắt đầu.
Thử cách này: so giờ trống với việc đã hứa
Bạn cần một cây bút và mười phút. Làm cho hôm nay hoặc tuần này.
- Đếm giờ trống. Ghi số giờ bạn thức. Trừ đi giờ làm hay giờ học, đi lại, ăn uống, chăm sóc người thân và giấc ngủ. Phần còn lại là thời gian thật của bạn.
- Liệt kê những gì đã hứa. Gồm việc công ty, việc vặt, việc nhà, tin nhắn còn nợ và những hẹn đã nhận lời.
- Ước lượng thật lòng từng việc. Cộng thêm khoảng dư: việc bạn nghĩ mất 30 phút thì ghi 45.
- Cộng cả danh sách. So hai tổng.
- Quyết định xử lý khoảng chênh. Dùng năm cách bên dưới.
Bạn cũng có thể dùng công cụ Bảng trút ý để gom danh sách, và công cụ Nhìn lại tuần để xem lại vào Chủ nhật.
Kế hoạch quá tải thì làm gì?
Có năm cách để chọn. Thường bạn chỉ cần hai hoặc ba.
- Bỏ. Gạch đi việc không còn quan trọng hoặc vốn không phải của bạn.
- Rút gọn. Làm phiên bản đơn giản hơn. Một cuộc gọi ngắn có thể thay một cuộc họp dài.
- Dời. Cho việc đó một ngày mới, và ghi ngày ấy lại.
- Chia sẻ. Giao một phần cho người khác. Bài Cách nhờ giúp việc cụ thể một cách rõ ràng có sẵn lời để nói.
- Xin thêm thời gian. Đề nghị hạn mới, kèm lý do và một ngày cụ thể.
Dù chọn cách nào, hãy chừa khoảng 20 phút giữa các việc lớn. Những khoảng trống nhỏ giúp kế hoạch trụ được qua một cuộc họp kéo dài hay một lần kẹt xe.
Áp dụng vào một ngày bình thường
Hãy tính thật thời gian đi lại. Một chuyến xe máy giờ cao điểm hay đi xe buýt là thời gian không hiện trong kế hoạch, nhưng vẫn lấy đi một phần ngày của bạn.
Thêm vào những giờ gia đình không dời được: đón con, đưa bố mẹ đi khám, buổi cầu nguyện thứ Sáu hay bữa trưa Chủ nhật cả nhà. Ghi chúng vào trước, rồi xếp phần còn lại quanh đó.
Bạn làm theo ca hay bán hàng ở sạp? Hãy tính theo ngày làm việc của chính bạn, không theo giờ hành chính.
Nếu đang lên kế hoạch mà thấy chóng mặt, tuyệt vọng hay ngập trong lo lắng, bạn cứ dừng lại. Bác sĩ hoặc chuyên viên tư vấn là người nên tìm đến, và trang hỗ trợ của chúng tôi có liệt kê nơi bắt đầu.
Làm sao phân biệt việc thiết yếu và việc có thể bỏ qua?
Bạn có thể sắp lại một ngày chật kín mà không cần đánh giá sức khỏe nào. Hãy nhìn từng việc và tự hỏi ba câu đơn giản.
- Hôm nay có ai trông cậy vào việc này không, như con, bố mẹ hay một hạn nộp?
- Bỏ lỡ nó có gây thiệt hại thật không, như phí trễ, lỡ kỳ thi hay quên uống thuốc?
- Việc này có đúng là của bạn, hay có thể dời hoặc chia cho người khác?
Nếu hai câu đầu đều trả lời là có, đó là việc thiết yếu. Nếu chỉ là điều dễ chịu, một thói quen hay một việc nhờ vả bạn có thể từ chối, đó là việc có thể bỏ qua.
Sau đó, hãy kẻ hai cột trên một trang giấy. Việc thiết yếu ở cột trái và giữ nguyên. Việc có thể bỏ qua ở cột phải, được dời sang ngày khác, làm bản nhỏ hơn hoặc từ chối nhẹ nhàng.
Với kế hoạch học, việc thiết yếu có thể là bài thực hành ngày mai, còn tô màu ghi chú thì không bắt buộc. Ở nhà, tờ đơn của trường là thiết yếu, còn dọn sạch tủ bếp thì không.
Ngày mai hãy nhìn lại trang giấy, vì việc có thể bỏ qua hôm qua có khi đã thành thiết yếu.
Đọc tiếp
Nếu chưa chắc đây là giai đoạn bận rộn ngắn hay một khuôn mẫu kéo dài, hãy đọc bài Mùa bận hay đã quá sức? Cách phân biệt. Nếu việc gì cũng có vẻ gấp cùng lúc, hãy thử bài Khi việc gì cũng có vẻ gấp. Thêm ý tưởng có ở trang chủ đề Vơi bớt căng thẳng hằng ngày, từng bước nhỏ.
Khi kế hoạch đã vừa sức, bảy phút với bài thiền có hướng dẫn miễn phí của Sadhguru có thể là quãng lặng trước khi ngày bắt đầu.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết kế hoạch của tôi quá tải?
So hai con số: số giờ các việc cần và số giờ bạn thật sự có. Nếu số đầu lớn hơn, kế hoạch đã quá tải, dù bạn cố gắng đến đâu. Đây là phép tính, không phải lời phán xét về bạn. Thấy khoảng chênh trên giấy là bước đầu để thu hẹp nó.
Vì sao tôi luôn ước lượng thiếu thời gian?
Một việc có thể giấu nhiều phần phụ: tìm tệp, chờ người khác trả lời, con cái gọi, chính quãng đường đi lại. Cộng thêm một khoảng dư cho mỗi việc, chẳng hạn 45 phút cho việc bạn nghĩ mất 30 phút, giúp kế hoạch sát thực tế hơn.
Có điểm số nào cho biết tôi có quá tải không?
Không, và bạn cũng không cần. Điểm số trông có vẻ chính thức nhưng không thấy được gia đình, sức khỏe hay công việc của bạn. Phép so giờ ở đây là công cụ để lên kế hoạch cho tuần, không phải nhãn dán cho bạn. Nếu bạn lo, nói chuyện với người có chuyên môn sẽ đáng tin hơn.
Nếu mọi việc trong danh sách đều bắt buộc phải làm thì sao?
Khi đó câu hỏi đổi từ “bỏ việc gì?” sang “ai có thể giúp, hoặc việc gì có thể bắt đầu muộn hơn?”. Hãy xem việc nào rút gọn, chia sẻ hoặc dời sang tuần khác được. Nhờ giúp đỡ hay xin hạn mới là chuyện bình thường khi lên kế hoạch.
Đọc tiếp
Khi kế hoạch đã vừa sức, bảy phút với bài thiền có hướng dẫn miễn phí của Sadhguru có thể là quãng lặng trước khi ngày bắt đầu.