สังเกตเมื่อแผนของคุณแน่นเกินไป

ถ้าทุกวันจบลงด้วยงานค้างครึ่งรายการ ปัญหาอาจไม่ใช่ความพยายามของคุณ แต่อาจเป็นเพราะแผนขอเวลามากกว่าที่หนึ่งวันมีให้ บทความนี้ช่วยให้เห็นช่องว่างนั้นชัด ๆ โดยไม่มีคะแนนหรือป้ายกำกับ

คิดเสียว่าเป็นเลขคณิต คุณกำลังเทียบสิ่งที่รับปากไว้กับเวลาที่มีอยู่

ทำไมแผนที่แน่นถึงมองไม่ค่อยเห็น

เพราะสิ่งที่รับปากไว้กระจายอยู่หลายที่ ในหัว ในปฏิทิน ในกลุ่ม LINE และบนกระดาษโน้ตอีกสองสามแผ่น ไม่มีหน้าไหนแสดงยอดรวม

การสลับงานไปมาก็มีต้นทุน ในการทดลองในห้องแล็บเมื่อปี 2001 ต้นทุนของการสลับงานสูงขึ้นเมื่อกฎของงานซับซ้อนขึ้น และลดลงเมื่อมีสัญญาณบอกว่างานถัดไปคืออะไร² งานในการทดลองเป็นงานง่าย ๆ ในแล็บ จึงถือเป็นการเตือนเบา ๆ ไม่ใช่กฎตายตัวสำหรับวันของคุณ แผนที่สลับงานน้อยและมีสัญญาณชัดจะทำตามได้ง่ายกว่า

สำนักงานบริการสุขภาพแห่งชาติของสหราชอาณาจักร (NHS) แนะนำให้วางแผนล่วงหน้าและแบ่งงานใหญ่เป็นขั้นเล็ก ๆ เพื่อจัดการความเครียด¹ แผนที่เขียนออกมาคือจุดเริ่มต้นของเรื่องนี้

ลองแบบนี้: เช็กชั่วโมงกับสิ่งที่รับปาก

ขอแค่ปากกาหนึ่งด้ามกับเวลาสิบนาที จะดูแค่วันนี้หรือทั้งสัปดาห์ก็ได้

1. นับชั่วโมงว่าง จดชั่วโมงที่ตื่นอยู่ หักงานหรือเรียน การเดินทาง มื้ออาหาร การดูแลคนในบ้าน และการนอน ที่เหลือคือเวลาจริงของคุณ
2. จดสิ่งที่รับปากไว้ รวมงาน ธุระ หน้าที่ในครอบครัว ข้อความที่ค้างตอบ และนัดที่ตกลงไว้
3. ประเมินเวลาตามจริง เผื่อเวลาไว้ ถ้างานไหนรู้สึกว่าใช้ 30 นาที ให้จด 45
4. รวมเวลาทั้งหมด แล้วเทียบสองยอด
5. ตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับช่องว่าง ใช้ห้าทางเลือกด้านล่าง

จะใช้เครื่องมือระบายความคิดรวบรวมรายการ และใช้เครื่องมือทบทวนรายสัปดาห์ทบทวนในวันอาทิตย์ก็ได้

ถ้าแผนแน่นเกินไป ทำอะไรได้บ้าง

เลือกจากห้าวิธีนี้ ส่วนใหญ่ใช้แค่สองสามวิธีก็พอ

• ตัดออก ขีดฆ่างานที่ไม่สำคัญแล้ว หรือไม่เคยเป็นงานของคุณ
• ย่อ ทำแบบง่ายลง โทรสั้น ๆ แทนประชุมยาวก็ได้
• ย้าย ให้วันใหม่กับงานนั้น และจดวันนั้นไว้
• แบ่ง ส่งบางส่วนให้คนอื่น ขอความช่วยเหลืออย่างไรให้ชัดเจน มีคำพูดให้ใช้
• ขอ ขอเลื่อนกำหนดส่ง พร้อมเหตุผลและวันที่เสนอ

ไม่ว่าเลือกแบบไหน เว้นช่องไว้ราว 20 นาทีระหว่างงานใหญ่ ช่องเล็ก ๆ ช่วยให้แผนรอดจากประชุมที่ยืดเยื้อหรือรถติด

จัดให้เข้ากับวันจริง

นับเวลาเดินทางตามจริง ขับรถฝ่ารถติดหรือนั่ง BTS หรือ MRT เป็นเวลาที่ไม่อยู่ในแผน แต่กินเวลาของวันคุณ

ใส่เวลาครอบครัวที่ย้ายไม่ได้ก่อน เช่น รับลูกจากโรงเรียน พาพ่อแม่ไปคลินิก ไปทำบุญที่วัด หรือกินข้าวกับครอบครัววันอาทิตย์ แล้วค่อยจัดเรื่องอื่นรอบ ๆ

ทำงานเป็นกะหรือขายของที่แผง ให้เช็กตามวันทำงานของคุณเอง ไม่ใช่ตามเวลาเก้าโมงถึงห้าโมง

ถ้าวางแผนแล้วรู้สึกเวียนหัว สิ้นหวัง หรือความกังวลท่วมท้น หยุดได้เสมอ แพทย์หรือผู้ให้คำปรึกษาเป็นคนที่ควรคุยด้วย และหน้าความช่วยเหลือ ของเรามีรายชื่อที่ให้เริ่มต้นได้

แยกงานจำเป็นกับงานไม่จำเป็นอย่างไร

คุณจัดวันที่แน่นได้โดยไม่ต้องประเมินสุขภาพอะไรเลย ดูทีละรายการแล้วถามตัวเองสามข้อง่าย ๆ

• วันนี้มีใครพึ่งงานนี้อยู่ไหม เช่น ลูก พ่อแม่ หรือกำหนดส่ง
• ถ้าพลาดแล้วเสียหายจริงไหม เช่น ค่าปรับ พลาดสอบ หรือลืมกินยา
• งานนี้เป็นหน้าที่ของคุณจริงไหม หรือย้ายหรือแบ่งให้คนอื่นได้

ถ้าสองข้อแรกตอบว่าใช่ งานนั้นคืองานจำเป็น ถ้าเป็นแค่เรื่องที่อยากทำ นิสัยเดิม หรือคำขอที่ปฏิเสธได้ ก็เป็นงานไม่จำเป็น

จากนั้นแบ่งกระดาษหน้าเดียวเป็นสองคอลัมน์ งานจำเป็นอยู่ซ้ายและคงไว้ งานไม่จำเป็นอยู่ขวา แล้วให้วันใหม่ ทำแบบย่อ หรือปฏิเสธอย่างสุภาพ

ถ้าเป็นแผนอ่านหนังสือ งานจำเป็นอาจเป็นติวพรุ่งนี้ ส่วนการแบ่งสีโน้ตเป็นงานไม่จำเป็น ที่บ้าน แบบฟอร์มจากโรงเรียนเป็นงานจำเป็น ส่วนการล้างตู้ครั้งใหญ่เป็นงานไม่จำเป็น

พรุ่งนี้ลองดูกระดาษแผ่นนี้อีกครั้ง เพราะงานไม่จำเป็นของเมื่อวานอาจกลายเป็นงานจำเป็นแล้ว

อ่านต่อ

ถ้าไม่แน่ใจว่านี่เป็นแค่ช่วงยุ่งสั้น ๆ หรือเป็นแบบนี้ตลอด อ่านช่วงงานยุ่ง หรือหนักเกินไปแล้ว ถ้างานทุกอย่างดูด่วนพร้อมกัน ลองอ่านเมื่อทุกอย่างดูด่วนไปหมด ไอเดียอื่นอยู่ที่หน้าคลายความเครียดในแต่ละวัน ทีละก้าว