Cả nhóm bàn về thứ tự ưu tiên chưa rõ
Việc nào cũng được đánh dấu gấp, và không ai nói được việc nào làm trước.
Khi việc nào cũng gấp, người ta đoán mò. Một người làm khuya cho sai việc, người khác ngồi chờ chỉ thị, và người thứ ba lặng lẽ thôi cố gắng. Một cuộc trò chuyện ngắn của cả nhóm có thể thay sự đoán mò bằng một thứ tự đã thống nhất.
Bài này đưa bạn một chương trình cho cuộc trò chuyện đó. Nó mất khoảng nửa tiếng và kết thúc bằng một thứ được ghi lại.
Vì sao thứ tự ưu tiên trở nên mơ hồ?
Thường thì không ai làm sai gì cả. Một yêu cầu mới đến từ khách hàng, một người cấp cao thêm việc khi trò chuyện ngoài hành lang, và việc cũ vẫn nằm trong danh sách. Qua vài tuần, danh sách dài ra và thứ tự mờ đi.
Chưa rõ không giống với quá nhiều. Chưa rõ nghĩa là mọi người không biết việc nào quan trọng nhất. Quá nhiều nghĩa là danh sách dài hơn sức của nhóm. Hai điều này cần hai cách giải quyết khác nhau, và bài này giúp bạn nhận ra mình đang gặp điều nào.
Nên hỏi gì?
Năm câu hỏi là đủ. Hãy ghi chúng ở một trang chung, hoặc trên bảng trong phòng.
- Ba việc nào phải xong trước, và ai làm?
- Việc nào chờ được, và chờ đến khi nào?
- Việc nào có thể bỏ hẳn?
- Ai quyết định khi có yêu cầu mới?
- Khi có gì đổi, chúng ta báo cho nhau thế nào?
Hãy giữ câu trả lời ngắn. Nếu hai người không đồng ý, hãy ghi cả hai và đưa câu hỏi đến người có quyền quyết định.
Thử cách này: chương trình họp ba mươi phút
Hãy gửi trước năm câu hỏi để mọi người có thời gian nghĩ trước khi nói. Bài gửi chương trình họp để mọi người chuẩn bị thong thả giải thích vì sao điều này có ích.
- Dành năm phút liệt kê mọi việc lên bảng, chưa xếp hạng.
- Dành mười phút chia chúng thành phải làm, chờ được và bỏ được.
- Dành năm phút chọn một người phụ trách cho mỗi việc phải làm.
- Dành năm phút cho câu hỏi bốn và năm: ai quyết định, và báo thay đổi thế nào.
- Dành năm phút ghi kết quả vào một tin nhắn và gửi cho cả nhóm.
Với bước cuối, hãy xem bài kết thúc cuộc họp bằng việc cụ thể có tên người.
Nếu danh sách đơn giản là quá dài thì sao?
Khi đó nhóm không tự sửa được. Hãy nói thẳng và có số liệu: đếm số việc, ước tính số giờ và chỉ ra khoảng chênh. Mang điều đó đến người có quyền quyết định, và hỏi nên bỏ việc nào hoặc nên thêm người giúp ra sao.
Thiền không làm khối lượng việc nhỏ đi. Nó có thể giúp một người thấy vững hơn trong lúc cả nhóm giải quyết vấn đề thật sự.
Làm sao giữ cuộc trò chuyện bình tĩnh?
Hãy nói về công việc, không nói về con người. Nói “việc này có hai người phụ trách” thay vì “bạn cứ giẫm lên việc của tôi”. Nếu được, hãy để những người ít nói trả lời trước.
Nếu ai đó buồn, hãy dừng lại. Vài hơi thở chậm cùng nhau có thể giúp, và công cụ Nhịp thở của chúng tôi sẵn đó nếu bạn muốn có nhịp trên màn hình. Người đang quá tải cũng có thể dùng công cụ Bảng trút ý trước buổi họp để đưa các việc ra khỏi đầu.
Khi nào nên tìm thêm hỗ trợ
Nếu một đồng nghiệp có vẻ rất chán nản hoặc lo âu về công việc trong thời gian dài, một buổi họp theo chương trình này chưa đủ. Hãy nhẹ nhàng khuyến khích họ nói với bác sĩ, chuyên viên tư vấn hoặc người họ tin tưởng, và chia sẻ trang hỗ trợ của chúng tôi.
Bước tiếp theo
Hãy giữ danh sách đã thống nhất ở nơi ai cũng thấy, và xem lại vào một ngày cố định mỗi tuần. Trang tổng hợp về nơi làm việc và đồng nghiệp có thêm các bài về họp, tin nhắn và giờ nghỉ.
Nếu bạn muốn một khởi đầu bình tĩnh trước buổi thảo luận, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một lựa chọn tùy bạn.
Câu hỏi thường gặp
Ai nên dẫn buổi thảo luận?
Bất kỳ ai nhóm tin tưởng sẽ giữ được giờ và giữ thái độ trung lập. Không nhất thiết là quản lý. Tuy vậy quản lý nên tham gia, vì chỉ họ mới xác nhận được điều gì quan trọng nhất hoặc đưa vấn đề lên cấp cao hơn, nên hãy sắp buổi họp theo lịch của họ.
Nếu thứ tự ưu tiên cứ thay đổi liên tục thì sao?
Khi đó hãy gọi chính điều này là vấn đề. Thống nhất một mốc xem lại ngắn, như đầu mỗi tuần, và một quy tắc đơn giản về cách thông báo thay đổi. Nhóm xoay xở với thay đổi dễ hơn nhiều so với im lặng về nó, vì ít nhất mọi người nghe cùng lúc.
Cuộc họp nên kéo dài bao lâu?
Khoảng nửa tiếng là đủ cho một nhóm. Nếu quá giờ, hãy dừng và hẹn một buổi ngắn thứ hai. Một danh sách vội mà không ai tin còn tệ hơn một kế hoạch lập thong thả trong hai lần, nên đừng cố nhồi nhét.
Nếu quản lý của tôi cũng không nói được việc nào trước thì sao?
Hãy đưa một thứ tự nháp và nhờ họ sửa. Người ta dễ chỉnh một danh sách hơn là tự lập từ đầu. Nếu vẫn chưa rõ, hãy ghi lại điều họ đã nói với bạn và vào lúc nào, để cả nhóm có một bản ghi chung để tham khảo.
Đọc tiếp
Trước một cuộc bàn bạc có thể căng, một bài thiền có hướng dẫn ngắn, như bài bảy phút miễn phí của Sadhguru, có thể giúp bạn đến với tâm thế lắng hơn.