Menyediakan mesyuarat pendek dengan tujuan yang jelas
Satu lagi mesyuarat masuk kalendar, dan tiada siapa tahu sebabnya.
Mesyuarat pendek bermula dengan satu ayat tujuan. Jika anda tidak dapat menulisnya, mungkin mesyuarat itu tidak diperlukan. Jika boleh, selebihnya mengikut: siapa yang hadir, berapa lama ia berjalan dan bagaimana ia berakhir.
Panduan ini menunjukkan cara bersedia dalam kira-kira sepuluh minit, supaya rakan sekerja pulang dengan tahu apa yang telah diputuskan.
Mengapa mesyuarat terasa panjang dan tidak jelas?
Selalunya tujuannya tidak pernah dinyatakan. Setiap orang datang dengan andaian berbeza, jadi setengah jam pertama habis untuk mencari apa sebenarnya mesyuarat ini. Seseorang mula melihat jam, seorang lagi melihat telefon.
Mesyuarat yang pendek dan jelas menghormati perhatian semua orang. Dalam pasukan bersyif atau yang sibuk, ia juga melindungi masa yang diperlukan rakan sekerja untuk kerja sebenar mereka.
Bagaimana saya menulis ayat tujuan?
Lengkapkan ayat ini: “Menjelang akhir mesyuarat ini, kita akan ada…” Hasilnya mesti sesuatu yang boleh dilihat, seperti keputusan, senarai atau nama.
Lemah: “Bincang roster Raya.” Kuat: “Menjelang akhir, kita sudah bersetuju siapa bekerja pada hari pertama Raya.”
Panduan kami tentang berkongsi agenda yang membolehkan orang bersedia dengan tenang menunjukkan cara menghantar ayat itu lebih awal.
Cuba ini: bersedia dalam lima langkah
Ini mengambil kira-kira sepuluh minit sebelum anda menghantar jemputan.
- Tulis ayat tujuan. Jika tidak dapat, hantar mesej sahaja.
- Pilih orang yang membuat keputusan, melakukan kerja atau memegang fakta.
- Tetapkan tempoh, dan jadikan ia lebih pendek daripada anggaran pertama anda.
- Senaraikan sehingga tiga perkara, setiap satu dengan beberapa minit.
- Tentukan siapa yang akan mencatat tindakan, dan beritahu dia lebih awal.
Mesyuarat atau mesej: ujian ringkas
Tanya tiga soalan. Jika ketiga-tiganya dijawab tidak, hantar mesej.
- Adakah kita perlu membuat keputusan bersama?
- Adakah ada perselisihan yang perlu dibincangkan secara langsung?
- Adakah jawapannya akan mengubah apa yang seseorang lakukan hari ini?
Mesej menjimatkan masa orang. Mesyuarat untuk perkara yang tidak boleh dilakukan oleh mesej.
Bagaimana saya mengendalikannya supaya kekal pendek?
Sebut tujuan dan waktu tamat di awal. Bincang satu demi satu mengikut turutan. Jika satu perkara melarat, tangguhkannya dan teruskan.
Jika boleh, minta semua meletakkan telefon dan skrin. Mulakan tepat pada masanya walaupun ada yang lewat, supaya mereka yang tepat masa tidak dihukum. Jika mesyuarat dalam panggilan video, pastikan pautan berfungsi sebelum semua orang masuk. Akhiri dengan membacakan tindakan, dan lihat menamatkan mesyuarat dengan tindakan yang bernama.
Bagaimana dengan mereka yang berasa mesyuarat menekan?
Sesetengah rakan sekerja kaku apabila diminta bercakap tanpa amaran. Hantar soalan lebih awal, dan jemput komen bertulis selain komen lisan. Beri ruang kepada orang untuk meminta rehat, dan pastikan bilik terasa tenang.
Beberapa tarikan nafas perlahan sebelum melangkah masuk boleh membantu. Pemasa meditasi tersedia jika anda mahu satu minit senyap dahulu.
Jika mesyuarat membuat anda sangat cemas untuk tempoh yang lama, bercakaplah dengan doktor atau kaunselor. Halaman sokongan kami menyenaraikan tempat untuk bermula.
Ke mana selepas ini?
Jika keutamaan yang menjadikan mesyuarat berserabut, baca panduan perbincangan pasukan bila keutamaan tidak jelas. Semua bahan untuk kumpulan ini ada di panduan tempat kerja dan rakan sekerja.
Selepas mesyuarat, jika anda mahukan jeda yang tenang, meditasi berpandu tujuh minit percuma oleh Sadhguru dalam aplikasi Miracle of Mind ialah satu tempat pilihan untuk dicuba.
Soalan lazim
Berapa lama mesyuarat pendek patut berlangsung?
Selama yang diperlukan oleh tujuannya, tidak lebih. Untuk satu keputusan atau satu makluman, lima belas minit sudah cukup. Tetapkan waktu tamat sebelum bermula dan sebutkannya di awal. Penamat yang jelas membantu semua orang kekal fokus dan merancang tugas seterusnya.
Bagaimana saya tahu sama ada mesyuarat benar-benar perlu?
Tanya sama ada perkara itu perlu dibincangkan. Jika ia sekadar maklumat, hantar mesej. Jika ia memerlukan keputusan, perselisihan yang perlu diselesaikan atau perbualan pantas dua hala, mesyuarat membantu. Menulis tujuan dalam satu ayat selalunya menunjukkan jawapannya.
Siapa yang patut dijemput?
Hanya mereka yang membuat keputusan, melakukan kerja atau memegang maklumat yang orang lain tidak ada. Yang lain boleh membaca ringkasan pendek kemudian. Bilik yang lebih kecil menjadikan perbincangan lebih pantas dan memulangkan masa kepada rakan sekerja. Jika seseorang tidak dijemput, beritahu sebabnya dan bila dia akan tahu keputusannya.
Bagaimana jika mesyuarat melebihi masa?
Berhenti pada waktu yang dipersetujui, catat apa yang tertinggal, dan sepakati susulan pendek atau mesej. Membiarkannya berlarutan mengajar orang bahawa waktu tamat tidak bermakna. Jika tujuannya terlalu besar, pecahkan kepada mesyuarat yang lebih kecil, masing-masing dengan satu ayat tujuan.
Baca seterusnya
Jika mesyuarat membuat kepala anda bising, meditasi berpandu yang singkat seperti sesi tujuh minit percuma oleh Sadhguru memberi anda jeda yang tenang sebelum tugas seterusnya.