准备一场目的清楚的短会议
日历上又多了一场会，却没有人说得出为什么要开。
一场短会议，从一句目的开始。如果你写不出这一句，也许根本不需要开会。写得出来的话，其余的就顺了：请谁来、开多久、怎样结束。
这篇指南教你用十分钟左右做好准备，让同事散会时清楚知道决定了什么。
为什么会议常常又长又不清楚？
多数时候，是因为目的从来没有说清楚。每个人带着不同的想法进来，前半个小时都在摸索这场会到底为了什么。然后有人看钟，有人看手机。
短而清楚的会议，是尊重大家的注意力。在轮班或忙碌的团队里，这也守住了同事做正事所需要的时间。
目的要怎么写？
把这句话补完：“开完这场会，我们会有……”。结尾要是看得见的东西，例如一个决定、一份清单或一个名字。
不好的写法：“讨论开斋节的排班。”好的写法：“开完会，我们会定下谁在开斋节第一天上班。”
我们另有一篇指南，说明怎样提前分享议程，让大家从容准备，教你把这句目的提早送到大家手上。
试试看：五步准备
发出邀请之前，大约花十分钟做完这几步。
- 写下目的那一句。写不出来，就改发讯息。
- 选出做决定、做事或掌握资料的人。
- 定下时间长度，比你第一个想法再短一点。
- 列出最多三个重点，每个留几分钟。
- 决定由谁记下行动，并事先告诉他。
开会还是发讯息：快速测试
问自己三个问题。如果三个答案都是“不”，就发讯息。
- 我们需要一起做决定吗？
- 有没有分歧，需要当面谈？
- 这个答案会改变某个人今天要做的事吗？
讯息可以省下大家的时间。会议是留给讯息做不到的事。
怎样让会议保持简短？
一开始就说出目的和结束时间。重点按顺序谈。如果某个重点越谈越大，先放一边，往下走。
可以的话，请大家把屏幕盖下来。准时开始，即使有人迟到，别让准时的人吃亏。如果是视频会议，先确认联结能打开，再请大家进来。最后把行动念一遍，细节请看会议结束时定下具体行动。
觉得开会有压力的人怎么办？
有些同事被突然点名发言就会僵住。把问题事先发给大家，也欢迎用文字发表意见。让大家可以要求休息一下，会议室的气氛也放轻松。
进会议室之前，慢慢呼吸几下会有帮助。如果你想先静一分钟，可以用冥想计时器。
如果开会让你长时间非常焦虑，请去找医生或辅导员谈谈。我们的求助页面列出了可以从哪里开始。
接下来可以看什么？
如果让会议变得混乱的是优先次序，请看优先次序不清的团队讨论。这个主题的所有指南，都收在职场、同事与团队身心。
开完会，想安静地重新开始时，Sadhguru 在 Miracle of Mind 应用里免费的7分钟引导冥想，是一个可以考虑的选择。
常见问题
短会议应该开多久？
够处理目的就好，不必更长。只是做一个决定或交代一件事，十五分钟已经足够。开始前先定好结束时间，并在一开始就说出来。有清楚的结尾，大家比较容易专心，也能安排接下来的工作。
怎样知道到底需不需要开会？
先想想这件事是否需要当面谈。如果只是通知，发一则讯息就好。如果要做决定、化解分歧，或需要快速来回讨论，开会才有帮助。把目的写成一句话，多半就看得出答案。
应该邀请哪些人？
只请做决定的人、负责做事的人，以及手上有别人没有的资料的人。其他人可以事后看简短的摘要。人少，会议进行得快，同事也能把时间拿回来。如果有人没被邀请，告诉他原因，也告诉他几时会知道结果。
会议超时了怎么办？
到了约定的时间就停下来，记下还没谈完的部分，再约一个短会，或用讯息跟进。任由它拖下去，大家就会觉得结束时间没有意义。如果目的太大，下次拆成几场小会，每一场各有一句目的。
如果开完会脑子还很吵，Sadhguru 免费的7分钟引导冥想，可以在下一件事开始前，给你一小段安静的重新开始。