Chọn việc nào hoãn khi đơn hàng dồn dập
Ba khách cùng cần hàng trước thứ Sáu, mà bạn không thể làm tất cả một lúc.
Khi đơn hàng đến cùng lúc, hãy xếp chúng theo ba câu hỏi: có hạn thật không, bạn có hứa chắc không, và cần bao nhiêu công sức. Hoãn việc không có hạn và không có lời hứa chắc, rồi báo sớm cho khách.
Cách này đưa quyết định ra khỏi cơn căng thẳng và đặt nó lên giấy.
Vì sao việc nào cũng thấy gấp?
Khi khách cùng nhắn một lúc, tin nào cũng giống tin quan trọng nhất. Cơ thể bạn phản ứng như thể tất cả đều là đám cháy.
Phần lớn không phải vậy. Có việc có một ngày thật phía sau, như đám cưới, đợt giao hàng dịp Tết hay ngày ra mắt. Việc khác chỉ có vẻ gấp vì tin nhắn đến sau cùng.
Thử cách này: xếp theo ba câu hỏi
Hãy dành mười phút. Ghi mỗi việc một dòng, rồi trả lời các câu sau cho từng việc.
- Hạn: có ngày thật từ bên ngoài, hay chỉ là mong muốn?
- Lời hứa: mình đã xác nhận ngày này, hay chỉ nói “sẽ cố”?
- Công sức: làm xong nhanh hay là việc dài?
Làm trước: có hạn thật và đã hứa chắc. Làm tiếp: những việc xong nhanh để dọn chỗ. Hoãn: không có hạn, không hứa chắc, tốn nhiều công sức. Nếu cần mẫu cho danh sách, hãy xem bài Chuẩn bị danh sách đơn hàng cho ngày mai.
Làm sao báo khách là tôi cần dời ngày?
Hãy viết ngắn, tử tế và cụ thể. Ví dụ: “Cảm ơn bạn đã đặt hàng. Tuần này bên mình kín đơn, nên mình giao vào thứ Ba thay vì thứ Sáu. Nếu thứ Sáu là ngày bắt buộc, bạn báo mình để mình xem có cách nào không nhé.”
Hãy gửi ngay khi bạn biết. Đưa một ngày rõ ràng, đừng đưa nhiều lựa chọn. Sau đó thôi nhìn điện thoại mỗi vài phút. Bài Tách câu hỏi còn dở khỏi việc làm xong được giúp bạn lúc chờ.
Nếu lẽ ra tôi phải từ chối sớm hơn thì sao?
Ai điều hành việc buôn bán nhỏ cũng từng gặp. Hãy xử lý tuần này, rồi đổi một thói quen: đặt một giới hạn nhìn thấy được cho số việc nhận vào mỗi tuần. Kế hoạch sức làm theo tuần chỉ cách làm.
Mùa cao điểm khiến chuyện này xảy ra nhiều hơn một tháng bình thường. Bài Lên kế hoạch giờ dừng trong mùa cao điểm giúp bạn kết thúc từng ngày dù danh sách còn dài.
Làm sao bình tĩnh đủ để chọn?
Hãy úp điện thoại xuống. Thở chậm trong một phút, thở ra dài hơn thở vào, và bạn có thể dùng công cụ Nhịp thở. Rồi hãy xếp việc.
Nếu áp lực của việc buôn bán nặng đến mức bạn gánh không nổi qua nhiều ngày liền, bạn có thể nói chuyện với người đáng tin hoặc một chuyên viên tư vấn. Trang hỗ trợ của chúng tôi chỉ nơi bắt đầu.
Đi tiếp đến đâu?
Trang buôn bán nhỏ, làm tự do và làm sáng tạo còn nhiều bài hướng dẫn thiết thực, vững vàng khác.
Khi đống việc đã xếp xong và bạn muốn lấy lại nhịp trước việc kế tiếp, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một cách tùy chọn để dừng lại.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao quyết định việc nào chờ được?
Hãy hỏi ba câu cho từng việc: có hạn thật không, mình có hứa chắc không, và cần bao nhiêu công sức. Việc không có hạn và không có lời hứa chắc thì chờ trước. Hãy viết thứ tự ra trước khi bắt đầu làm.
Có nên báo khách về việc giao trễ không?
Có, và báo sớm. Một tin nhắn ngắn, thật lòng, kèm ngày mới thì dễ nhận hơn sự im lặng. Đưa một lựa chọn rõ ràng, đừng xin lỗi dài dòng. Khách thường chấp nhận một ngày cụ thể bình thản hơn là một câu “có lẽ”.
Nếu việc nào cũng thấy gấp thì sao?
Cảm giác gấp thì ồn ào, nhưng không phải lúc nào cũng đúng. Hãy tìm việc có hạn thật từ bên ngoài, như ngày lễ hay ngày khách ra mắt sản phẩm. Làm việc đó trước và để những việc còn lại lần lượt đến lượt.
Từ chối một đơn mới có được không?
Được. Nói “chưa nhận được lúc này” hoặc đề nghị một ngày sau sẽ bảo vệ những việc bạn đã hứa. Một đĩa đầy được phục vụ tốt còn hơn hai đĩa trễ.
Đọc tiếp
Vài hơi thở chậm, hoặc một bài thiền có hướng dẫn ngắn, trước khi xếp đống việc sẽ giúp bạn chọn từ một chỗ vững hơn.