Chia việc lớn thành những hành động nhìn thấy được

Việc lớn thấy nặng vì bạn không thấy được các cạnh của nó. Cách gỡ là biến nó thành một danh sách ngắn các hành động nhìn thấy được, rồi chỉ làm hành động đầu tiên. Bạn không phải mang cả công việc trong đầu.

NHS gợi ý chia các việc lớn thành những bước nhỏ hơn là một cách để đối phó với căng thẳng¹. Bài này chỉ cách làm điều đó trong khoảng mười phút.

Điều gì làm một bước “nhìn thấy được”?

Hành động nhìn thấy được là việc bạn có thể quay phim. Ai đứng xem cũng thấy bạn đang làm gì.

“Viết báo cáo” thì không nhìn thấy được. “Mở tài liệu và gõ năm tiêu đề các phần” thì có. “Dọn nhà” không nhìn thấy được. “Dọn hết đồ trên bàn ăn vào một cái giỏ” thì có.

Nếu một bước bắt đầu bằng lên kế hoạch, sắp xếp, xử lý, tổ chức hay chuẩn bị, nhiều khả năng nó đang giấu mấy bước nhỏ hơn. Hãy chia đến khi nó bắt đầu bằng một động từ rõ như mở, viết, gọi, bê hay rửa.

Thử cách này: từ một việc nặng thành danh sách ngắn

Cách này dùng được cho dự án ở trường, báo cáo công việc và việc nhà.

1. Viết cả công việc thành một dòng ở đầu trang.
2. Bên dưới, viết mọi bước bạn nghĩ ra, theo thứ tự nào cũng được.
3. Viết lại bước nào còn mơ hồ để nó bắt đầu bằng một động từ rõ.
4. Đánh số các bước theo thứ tự bạn sẽ thật sự làm.
5. Khoanh bước một. Chỉ làm bước đó.

Khi bước một xong, hãy đánh dấu. Chỉ nhìn bước hai nếu bạn thấy muốn. Nhìn thấy dấu tích đôi khi đã đủ để bạn đi tiếp.

Ví dụ: chuẩn bị nhà đón Tết

“Chuẩn bị nhà đón Tết” là việc có thể nằm đó cả tuần. Chia nhỏ ra, nó trông như thế này:

• Tháo vỏ gối tựa ra và cho vào máy giặt.
• Lau cửa chính và kệ giày.
• Dọn trống ngăn trên cùng của tủ bếp.
• Viết danh sách đi chợ mua nguyên liệu làm kuih.
• Nhắn Zalo hỏi chị gái ai mang thêm ghế.

Mỗi dòng làm được mà không phải quyết định điều gì khác. Bạn làm một việc trong lúc nồi cơm chín và một việc sau bữa tối. Công việc không còn là một đám mây, mà là một danh sách.

Khi nào nên thôi chia nhỏ?

Hãy dừng khi bạn bắt đầu bước đó mà không thấy ngán hay rối. Nếu còn thấy một trong hai, chia thêm một lần nữa.

Đừng lên kế hoạch quá kỹ. Mười đến mười lăm bước là nhiều cho một việc. Nếu danh sách dài hơn, hãy gom các bước thành hai ba giai đoạn và chỉ viết chi tiết giai đoạn đầu. Giai đoạn sau viết khi bạn đến đó.

Nếu bị kẹt ở bước một thì sao?

Thu bước một lại còn hai phút. Mở tệp và đọc tiêu đề. Nhấc một cái đĩa lên. Hẹn giờ và dừng khi chuông reo.

Nếu vẫn chưa nhúc nhích, có thể chỗ vướng là thiếu thông tin hoặc thứ tự chưa rõ. Bài làm gì khi bạn cần có thông tin trước có thể giúp, cùng với công cụ Bảng trút ý để chuyển nỗi lo từ đầu sang màn hình.

Áp dụng vào tuần của bạn

Nếu thời gian của bạn đến từng khoảng ngắn, giữa các cuộc họp hoặc trong giờ nghỉ ở nhà máy, hãy ghép mỗi bước với một khoảng. Bước mười phút vừa với khoảng trống mười phút.

Nếu hôm nay bạn mệt, hãy chọn hành động nhìn thấy được dễ nhất làm trước. Một dấu tích ở bước dễ vẫn tính.

Bước tiếp theo

Trang bắt đầu một việc gom các bài cho mọi kiểu bị kẹt. Nếu bước nào cũng có vẻ phụ thuộc vào bước khác, hãy đọc chọn điểm xuất phát khi mọi thứ đều liên quan nhau.

Với một việc nhà cụ thể, hãy thử bắt đầu việc nhà mà không lên kế hoạch cả nhà.

Khi danh sách đã sẵn sàng, bạn có thể dành bảy phút yên tĩnh trước bước một. Buổi thiền có hướng dẫn miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một cách tùy chọn để làm điều đó.