Bàn giao rõ ràng trước khi hết ca
Bạn sắp về nhà, nhưng người ca sau vẫn cần biết những điều bạn biết.
Một bản bàn giao tốt thì ngắn, rõ và đủ. Nó cho người ca sau biết điều họ cần, và nó báo cho đầu óc bạn rằng công việc không còn chỉ là của bạn nữa.
Phần thứ hai dễ bị bỏ sót. Bàn giao tốt là một trong những cách lặng lẽ nhất để tắt công việc.
Vì sao bàn giao quan trọng cho giấc nghỉ của chính tôi?
Nếu bạn ra về với những việc dang dở chưa rõ, đầu óc sẽ giữ chúng. Bạn có thể bắt gặp mình mở điện thoại trên xe buýt hay nghĩ lại điều mình quên nói.
Một bản bàn giao rõ chuyển các việc ấy từ đầu bạn sang một chỗ chung. Khi đó đầu bạn buông được.
Thử cách này: bàn giao bốn dòng
Cách này dùng được cho một ghi chú, một tin WhatsApp hoặc một lời tóm tắt bằng miệng. Mất hai ba phút trước khi bạn ra về.
- Đã xong. Việc đã hoàn thành trong ca này, trong một dòng.
- Còn mở. Việc đang dở, kèm bước tiếp theo.
- Chú ý. Mọi điều rủi ro, bất thường hoặc gấp về thời gian. Nếu việc gấp thì đặt lên đầu.
- Hỏi ai. Liên hệ ai về việc gì, phòng khi người nhận ca bị kẹt.
Ví dụ: “Đã xong: kiểm kho dãy hai. Còn mở: chờ cuộc gọi nhà cung cấp, số điện thoại để trong tệp. Chú ý: cửa tủ đông bị kẹt, gọi bảo trì. Hỏi ai: chị Aisha về lịch.”
Làm sao giữ cho ngắn?
Hãy viết cho người đến ca trong lúc mệt và có ít thời gian. Đặt điều quan trọng nhất lên đầu. Dùng chữ đơn giản, đừng dùng từ viết tắt riêng.
Nếu gửi trong nhóm chat, mỗi bản bàn giao nên nằm trong một tin để khỏi lạc giữa các meme và tin đổi ca.
Nếu còn một việc của khách chưa xong thì sao?
Hãy mô tả sự việc, không mô tả cảm xúc: khách đã hỏi gì, bạn đã hứa gì, bước tiếp theo là gì. Bỏ phần đoán xem họ nghĩ gì về bạn.
Đây cũng là chỗ bài việc cần làm tiếp hay chỉ nghĩ lại chuyện với khách giúp được, vì bản bàn giao giữ phần việc cần làm tiếp còn phần nghĩ lại thì bạn có thể buông.
Nếu tôi không bàn giao trực tiếp được thì sao?
Ở ca chia đôi hoặc ca đêm, có thể bạn không bao giờ gặp người nhận. Hãy dùng một tờ ghi chú đặt cùng một chỗ mỗi lần, và một tin nhắn ngắn để dự phòng.
Dùng công cụ miễn phí Bảng trút ý để sắp xếp điều bạn biết trước khi viết. Những gì bạn gõ chỉ nằm trong trình duyệt.
Khi nào chuyện này không chỉ là thói quen làm việc?
Nếu bạn không ngừng nghĩ về công việc sau khi ra về, nếu giấc ngủ bị ảnh hưởng, hoặc nếu bạn lúc nào cũng căng thẳng, hãy nói chuyện với bác sĩ hoặc chuyên viên tư vấn. Trang hỗ trợ của chúng tôi chỉ nơi để bắt đầu.
Nếu một bài tập thở hay ngồi yên khiến bạn chóng mặt hay khó chịu, bạn cứ dừng lại.
Thiền nằm ở đâu?
Sau một lần bàn giao rõ, một lần ngồi ngắn giúp đánh dấu điểm kết. Bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là tùy chọn, và bạn có thể thử trong xe đã đỗ, trong phòng nghỉ nhân viên hoặc ở nhà.
Đọc gì tiếp theo
Để khép cả ca làm, dùng danh sách khép ca cho nghề tiếp khách. Nếu giờ đông sắp tới, xem chuẩn bị cho giờ cao điểm đông khách.
Tất cả được gom trong trang làm ca, làm ngoài và làm việc trên đường.
Câu hỏi thường gặp
Bàn giao nên có những gì?
Bốn điều: việc đã xong, việc còn mở, điều cần chú ý và hỏi ai. Mỗi điều một dòng. Việc cần hành động đặt lên đầu. Một bản bàn giao ngắn, rõ tử tế với người nhận hơn một bản dài mà họ không lướt nổi.
Sau khi bàn giao rồi, tôi có còn phải lo không?
Khi bạn đã bàn giao rõ và người kia đã xác nhận, các việc còn mở là của họ. Nếu có việc gấp hoặc liên quan đến an toàn, hãy làm theo quy trình của nơi làm việc. Ngoài ra, bạn có thể tin vào bản bàn giao và để sự chú ý của bạn cùng về nhà với bạn.
Nếu ca sau không đọc ghi chú của tôi thì sao?
Khi việc quan trọng, hãy bàn giao bằng hai cách: ghi chú bằng chữ và một lời nói hoặc tin nhắn nhanh. Nếu một tình huống cứ lặp lại, hãy nói với quản lý theo cách bình tĩnh, cụ thể. Một quy trình rõ ràng bảo vệ cả hai bên.
Đọc tiếp
Sau một lần bàn giao rõ ràng, bài thiền có hướng dẫn bảy phút với Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một cách nhẹ nhàng để bước ra khỏi trạng thái làm việc.