Trả lời tin nhắn cần mà vẫn tập trung

Có những tin nhắn cần bạn ngay cả khi đang làm dở. Một người mẹ hỏi về buổi khám, một khách gặp trục trặc giao hàng, một quản lý đổi lịch ca. Bạn vẫn trả lời được và quay lại việc mà giữ phần lớn sự tập trung.

Mục tiêu không phải lờ đi mọi thứ. Mục tiêu là trả lời điều quan trọng rồi quay lại có chủ ý.

Tin nhắn nào thật sự cần tôi ngay?

Khi có tin đến, hãy tự hỏi ba câu ngắn:

• Nếu tôi chờ đến giờ nghỉ, có ai bị kẹt hoặc gặp nguy hiểm không?
• Tin này có phải của người hoặc kênh tôi đã đồng ý để ngỏ không?
• Một câu hẹn ngắn có tạm đủ không?

Nếu hai câu đầu đều là không thì tin có thể chờ. Nếu câu thứ ba là có, hãy gửi câu hẹn rồi làm tiếp.

Vì sao trả lời tin nhắn tốn sự chú ý?

Trả lời chỉ mất một phút. Quay lại mới lâu hơn, vì đầu óc vẫn còn nửa phần ở trong cuộc trò chuyện.

Điều đó bình thường. Mẹo là trao cho đầu óc một lời bàn giao rõ ràng, để nó không cứ quanh quẩn với tin nhắn khi bạn đang cố đọc bảng tính.

Thử cách này: trả lời rồi quay lại

Hãy dùng các bước này cho mỗi tin bạn quyết định trả lời giữa khoảng làm việc.

1. Trước khi mở tin, viết ba bốn chữ về chỗ bạn đang dừng trong việc.
2. Đọc tin một lần, đọc hết.
3. Trả lời điều cần thiết, hoặc gửi câu hẹn kèm giờ.
4. Úp điện thoại xuống, đặt xa tầm tay nếu được.
5. Thở ra một hơi chậm, dài hơn hơi hít vào.
6. Đọc ghi chú và dòng cuối bạn đã viết, rồi làm tiếp.

Bài ghi chú quay lại trước khi chuyển việc nói kỹ hơn về bước đầu tiên.

Những câu hẹn bạn có thể soạn sẵn

Câu trả lời lưu sẵn giúp bạn đỡ gõ và vẫn lịch sự khi đang gấp. Vài ví dụ:

• “Mình thấy rồi, năm giờ mình gọi lại nhé.”
• “Mình ghi nhận rồi, ăn trưa xong mình kiểm hàng rồi trả lời.”
• “Mẹ ơi, con đang làm dở, xong việc này con nhắn mẹ nhé.”

Hầu hết điện thoại cho lưu phím tắt tin nhắn, hoặc bạn có thể giữ chúng trong một ghi chú.

Điều chỉnh cho đời sống thật

Trong nhóm WhatsApp gia đình, nếu việc gấp hãy trả lời thẳng người đó để cuộc trò chuyện của nhóm không kéo bạn vào. Với nhóm công việc, hãy thống nhất với đồng nghiệp thế nào là gấp, ví dụ gọi điện thay vì nhắn.

Nếu bạn buôn bán nhỏ, hãy chọn hai ba giờ cố định để trả lời khách. Khách hàng thường quen với câu “chúng tôi trả lời từ chín giờ đến sáu giờ”, và một giờ rõ ràng tạo niềm tin.

Nếu bạn làm theo ca, giờ nghỉ có thể là lúc duy nhất để trả lời. Hãy vẫn dùng các bước trên, để phần ca sau giờ nghỉ bắt đầu gọn gàng.

Đọc tiếp

Để có đường quay lại đầy đủ hơn sau một lần bị cắt ngang, hãy đọc quay lại công việc sau khi điện thoại làm gián đoạn. Để quyết định thông báo nào được đến với bạn, hãy thử thông báo điện thoại nào thật sự đáng để ý. Nếu cuộc gọi là một phần ngày làm của bạn, hãy xem dành một khoảng tập trung mà không lỡ cuộc gọi đã hẹn.

Công cụ Hẹn giờ thiền miễn phí có thể đánh dấu các khối làm việc để giờ xem tin rõ ràng. Nếu tin nhắn liên tục khiến bạn quá tải trong nhiều tuần, trang hỗ trợ của chúng tôi có liệt kê người bạn có thể trò chuyện. Trang chủ đề tập trung và chú ý gom các bài liên quan.

Khi một đợt tin nhắn bận rộn đã qua, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một cách để lắng lại trước khối làm việc kế tiếp, nếu bạn muốn.