Nhắn lại sau cuộc bàn việc chưa rõ kết quả
Bạn gật đầu rồi rời cuộc họp, và giờ không chắc rốt cuộc đã quyết điều gì.
Nếu cuộc bàn việc kết thúc mà chưa rõ, hãy gửi một tin nhắn ngắn nói bạn đã hiểu thế nào. Chỉ cần bốn dòng: đã thống nhất gì, việc nào làm trước, việc nào dời lại và ngày nào. Một tin như vậy biến cuộc nói chuyện mơ hồ thành thứ cả hai bên có thể kiểm tra.
Nó cũng giúp đầu óc bạn nhẹ hơn. Bạn thôi nghĩ lại cuộc họp vì kết quả đã nằm trên giấy.
Vì sao bàn về khối lượng việc hay kết thúc mơ hồ?
Ai cũng bận, và cuộc họp có thể dừng ở một nửa quyết định, kiểu như “cứ làm thử xem sao”. Mỗi người ra về với một hình dung khác nhau.
Không ai làm sai cả. Khoảng trống này chỉ cần được vá lại nhanh và nhẹ nhàng.
Tin nhắn nên viết gì?
Hãy nêu quyết định theo cách bạn hiểu, rồi mời người kia sửa nếu cần. Ví dụ:
“Cảm ơn anh đã trao đổi hôm nay. Em hiểu như sau: em làm xong báo cáo nhà cung cấp trước, bài trình bày tập huấn dời sang thứ Tư tuần sau, và thứ Sáu mình xem lại. Nếu em hiểu sai chỗ nào, anh báo em nhé.”
Chỉ bốn dòng, không trách ai, và kết bằng một cách dễ để người kia nói “thật ra không phải vậy”.
Thử cách này: viết trong năm phút
Hãy làm trước khi rời bàn, hoặc trên đường về.
- Viết một câu về điều bạn nghĩ đã được quyết.
- Thêm việc nào giờ đứng đầu và việc nào đã dời.
- Thêm ngày hẹn xem lại tiếp theo.
- Kết bằng “Nếu em hiểu chưa đúng, anh chỉnh giúp em nhé.”
- Đọc lại một lần như thể bạn là sếp, rồi gửi.
Nếu những suy nghĩ về cuộc họp cứ quay lại, hãy dùng Bảng trút ý để trút bớt những gì đang chất đầy trong đầu trước. Mọi thứ bạn gõ chỉ nằm trong trình duyệt của bạn.
Nếu câu trả lời vẫn mơ hồ thì sao?
Vậy là bạn đã biết thêm một điều hữu ích. Hãy hỏi một câu hẹp hơn: “Giữa báo cáo và bài trình bày, tuần này em làm cái nào trước ạ?” Câu hỏi hẹp thường được trả lời rõ hơn câu hỏi rộng.
Hãy ghi lại ngắn gọn các câu trả lời. Nếu cùng một sự mơ hồ lặp lại, bạn đã có ví dụ cho một cuộc nói chuyện dài hơn, và bài hướng dẫn chuẩn bị nói về khối lượng việc, kèm ví dụ sẽ đi cùng bạn qua bước đó.
Điều chỉnh cho ngày làm thật của bạn
Nếu sếp hay dùng WhatsApp, cứ gửi bốn dòng đó ở đó và chụp màn hình câu trả lời vào ghi chú của bạn. Nếu bạn làm theo ca, hãy gửi trước khi chấm công ra về để tin được đọc vào đầu ca sau.
Nếu cuộc nói chuyện căng thẳng, hãy thở chậm một phút trước đã. Nếu căng thẳng kéo sang cả giấc ngủ hay tâm trạng, trang hỗ trợ là nơi nên xem.
Đọc tiếp
Sau khi nhắn lại, hãy đọc lập lại kế hoạch khi cuộc họp đổi thứ tự ưu tiên để biến quyết định thành một ngày làm cụ thể. Với yêu cầu mới tiếp theo, có việc mới đến thì nên dời việc nào là câu bạn nên chuẩn bị sẵn.
Mọi bài cùng chủ đề đều nằm ở trang ranh giới công việc và cách khép lại ngày làm.
Khi bạn muốn có vài phút yên tĩnh, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một lựa chọn tùy ý, luôn sẵn đó nếu bạn cần.
Câu hỏi thường gặp
Nhắn lại như vậy có làm sếp nghĩ mình không tin họ không?
Không, nếu bạn viết nhẹ nhàng. Một tin ngắn nói bạn đã hiểu thế nào là chuyện bình thường khi làm việc cùng nhau. Nó giúp cả hai bên, vì trí nhớ về một cuộc nói chuyện nhanh hiếm khi giống nhau. Hãy coi đó là kiểm tra lại, đừng coi là nghi ngờ.
Nên gửi tin nhắn này lúc nào?
Ngay trong ngày, hoặc sáng đi làm hôm sau, khi cuộc nói chuyện còn mới. Để cả tuần thì khó sửa lại hơn. Nếu họp xong đã muộn, hãy hẹn giờ gửi vào đầu ngày làm kế tiếp.
Nếu sếp không trả lời thì sao?
Chờ hai ngày làm việc, rồi hỏi lại bằng một dòng, ví dụ hỏi xem thứ tự việc có còn như cũ không. Im lặng không có nghĩa là đồng ý, nên cứ làm theo thứ tự bạn đã viết và giữ lại tin nhắn.
Đọc tiếp
Nếu cuối cuộc họp mơ hồ cứ quay lại trong đầu, một buổi thiền có hướng dẫn ngắn giúp bạn đặt cuộc họp xuống trước khi viết tin nhắn.