Mesej susulan selepas perbincangan beban kerja yang kabur
Anda keluar dari mesyuarat sambil mengangguk, dan kini tidak pasti apa yang diputuskan.
Jika perbincangan beban kerja berakhir tanpa kejelasan, hantar mesej susulan bertulis yang ringkas tentang apa yang anda faham. Cukup empat baris: apa yang dipersetujui, apa yang didahulukan, apa yang ditangguh dan tarikhnya. Satu mesej itu mengubah perbualan yang kabur menjadi sesuatu yang boleh disemak bersama.
Ia juga menenangkan fikiran anda. Anda berhenti mengulang mesyuarat itu kerana hasilnya sudah ada di atas kertas.
Mengapa perbincangan beban kerja berakhir tidak jelas?
Semua orang sibuk, dan mesyuarat boleh tamat dengan keputusan separuh seperti “kita tengok dulu macam mana”. Setiap orang pulang dengan gambaran yang berbeza.
Tiada siapa yang salah. Jurang itu cuma perlu ditampal dengan cepat dan baik.
Apa yang patut ada dalam mesej susulan?
Nyatakan keputusan seperti yang anda faham, kemudian jemput pembetulan. Contohnya:
“Terima kasih atas perbincangan hari ini. Pemahaman saya: saya siapkan laporan vendor dahulu, slaid latihan ditangguh ke Rabu depan, dan kita lihat semula pada Jumaat. Sila beritahu jika ada yang saya salah faham.”
Itu empat baris, tanpa menyalahkan sesiapa, dan ia ditutup dengan cara mudah untuk berkata “sebenarnya bukan begitu”.
Cuba ini: tulis dalam lima minit
Lakukannya sebelum meninggalkan meja, atau dalam perjalanan pulang.
- Tulis satu ayat tentang apa yang anda rasa telah diputuskan.
- Tambah apa yang kini didahulukan dan apa yang ditangguh.
- Tambah tarikh semakan seterusnya.
- Tutup dengan “Sila betulkan saya jika saya tersilap faham.”
- Baca sekali seolah-olah anda pengurus anda, kemudian hantar.
Jika fikiran tentang mesyuarat itu terus datang, kosongkan dahulu di Papan kosongkan fikiran. Semua yang anda taip kekal dalam pelayar anda.
Bagaimana jika jawapannya masih kabur?
Maka anda sudah belajar sesuatu yang berguna. Tanya satu soalan yang lebih sempit: “Antara laporan dan slaid, mana satu patut saya buat dahulu minggu ini?” Soalan sempit mendapat jawapan yang lebih jelas daripada soalan luas.
Simpan rekod ringkas balasan itu. Jika kekeliruan yang sama berulang, anda ada contoh untuk perbualan yang lebih panjang, seperti yang diterangkan dalam panduan kami tentang menyediakan perbincangan beban kerja dengan contoh sebenar.
Menyesuaikannya dengan hari anda yang sebenar
Jika pengurus anda aktif di WhatsApp, hantar empat baris yang sama di sana dan tangkap layar balasannya ke dalam nota anda. Jika anda bekerja syif, hantar sebelum anda keluar supaya ia dibaca pada permulaan syif berikutnya.
Jika perbualan tadi tegang, beri diri anda seminit pernafasan perlahan dahulu. Jika ketegangan itu berlarutan ke dalam tidur atau emosi, halaman sokongan kami ialah tempat yang baik untuk dilihat.
Ke mana selepas ini
Selepas mesej susulan, baca membuat pelan selepas mesyuarat mengubah keutamaan untuk menukar keputusan itu menjadi satu hari kerja. Untuk permintaan baharu yang seterusnya, tugas mana patut ditangguh apabila kerja baharu tiba ialah ayat yang berguna untuk disediakan.
Semua panduan bertema ini ada dalam panduan had kerja.
Apabila anda bersedia untuk beberapa minit yang tenang, meditasi berpandu tujuh minit percuma daripada Sadhguru dalam aplikasi Miracle of Mind ada jika anda mahu, dan ia pilihan sepenuhnya.
Soalan lazim
Adakah mesej susulan nampak seperti saya tidak percayakan pengurus?
Tidak, jika nadanya ringan. Nota pendek tentang apa yang anda faham ialah amalan biasa dalam bekerja bersama. Ia melindungi kedua-dua pihak kerana ingatan tentang perbualan singkat jarang sama. Anggap ia sebagai menyemak, bukan meragui.
Bilakah saya patut menghantar mesej susulan?
Pada hari yang sama, atau pagi hari bekerja berikutnya, ketika perbualan masih segar. Menunggu seminggu menyukarkan pembetulan. Jika mesyuarat tamat lewat, jadualkan mesej itu untuk permulaan hari bekerja berikutnya.
Bagaimana jika pengurus tidak membalas?
Beri masa dua hari bekerja, kemudian tanya sekali lagi dalam satu baris, misalnya sama ada susunan itu masih berlaku. Senyap bukan tanda setuju, jadi teruskan kerja mengikut susunan yang anda tulis, dan simpan mesej itu.
Baca seterusnya
Jika pengakhiran mesyuarat yang kabur itu terus berulang dalam kepala, meditasi berpandu yang pendek boleh membantu anda meletakkan mesyuarat itu sebelum menulis nota.