Chuẩn bị nói về khối lượng việc, kèm ví dụ
Bạn cần nói rằng việc không vừa sức, và muốn lời nói nhẹ nhàng mà vẫn rõ.
Cuộc nói chuyện về khối lượng việc suôn sẻ hơn khi bạn mang theo dữ kiện thay vì cảm giác. Hãy viết ra bạn đang có gì trên bàn, việc nào đến trễ và việc nào phải nhường. Khi đó bạn có thể hỏi một câu rõ ràng, và quản lý có thể trả lời rõ ràng.
Bài này dành cho nhân viên văn phòng, người làm ca và bất kỳ ai phải nói “việc này không vừa” với người giao việc. Bài cũng nói về điều cần làm khi công việc thật sự không vừa, vì chuyện đó có xảy ra.
Tôi đưa gì cho quản lý xem?
Đặt ba thứ trên một trang: các việc, thời gian mỗi việc cần và số giờ bạn thật sự có. Chỉ vậy thôi. Một trang giấy dễ bàn hơn một nỗi lo.
Thêm hai hoặc ba ví dụ gần đây kèm ngày. Ví dụ: “Thứ Ba, báo cáo cho khách và yêu cầu kiểm toán cùng đến sau bữa trưa. Mỗi việc cần khoảng nửa ngày. Em chỉ còn buổi chiều.” Đó là sự việc, không phải than phiền.
Thử cách này: chuẩn bị trong mười phút
Bạn có thể làm trên xe buýt hoặc ở quán cà phê trước khi về nhà.
- Liệt kê mọi việc đang giao cho bạn, mỗi việc một dòng.
- Cạnh mỗi dòng, ghi thời gian ước chừng và hạn chót.
- Khoanh hai hoặc ba việc đang va nhau.
- Với mỗi chỗ va, viết một câu: việc gì đến, khi nào và nó đã đẩy việc nào đi.
- Viết câu hỏi của bạn: “Trong các việc này, việc nào nên làm trước và việc nào dời được?”
Nếu đầu bạn cứ lặp đi lặp lại danh sách, Bảng trút ý cho phép bạn đổ hết ra một màn hình. Những gì bạn gõ chỉ nằm trong trình duyệt.
Nếu khối lượng việc thật sự không vừa thì sao?
Vậy hãy nói điều đó bằng con số và xin một quyết định. “Những việc này cần nhiều giờ hơn em có trong tuần này. Em nên bỏ, dời hay giao việc nào cho người khác?” là một câu hỏi hợp lý gửi đến người phân việc.
Thiền không thể làm một khối lượng vô lý hay thiếu an toàn trở nên vừa sức. Một cái đầu bình tĩnh giúp bạn nghĩ và nói rõ ràng, nhưng cách giải quyết phải nằm trong kế hoạch. Nếu khoảng thiếu hụt ấy lặp lại tuần này qua tuần khác, hãy ghi lại kiểu lặp đó bằng văn bản.
Thế nào là thực tế khi tôi không chọn được giờ nghỉ hay ca làm?
Có thể bạn không dời được lịch ca, nhưng bạn có thể xin điều gì đó xung quanh nó. Hãy xin một khoảng bàn giao, giới hạn việc mới vào cuối ca hoặc đổi ca với đồng nghiệp.
Hãy thành thật về giới hạn: có những công việc giờ giấc cố định, không thể thay đổi. Khi đó cuộc nói chuyện là về điều gì khác có thể đổi, không phải về việc bạn chịu đựng giỏi hơn. Quyền lợi ở nơi làm việc khác nhau tùy chủ lao động và hợp đồng, nên hãy xem hợp đồng của mình hoặc hỏi công đoàn hay phòng nhân sự để biết quy định chính xác.
Người sắp xếp việc và quản lý có thể làm gì?
Người xin cuộc nói chuyện không nên là người duy nhất phải lo chuyện này. Quản lý và người sắp xếp có thể:
- thống nhất việc nào đi trước khi hai yêu cầu va nhau
- bỏ hoặc dời một việc khi có việc mới thêm vào
- đặt ước tính thực tế trước khi nhận một hạn chót
- sửa chỗ thiếu người hay thiếu ca thay vì lấp bằng thiện chí của nhân viên
- viết ra các quyết định để chúng không đổi theo tin nhắn WhatsApp kế tiếp
Nếu bạn là quản lý đang đọc bài này, chỉ cần hỏi “việc nào nên bỏ khỏi bàn bạn?” trước khi giao thêm cũng đã giúp ích.
Điều chỉnh cho ngày làm thật của bạn
Nếu bạn ở văn phòng nhỏ, hãy xin mười phút trong phòng họp thay vì nói ở bàn. Nếu bạn làm việc tại nhà, hãy gửi trang danh sách trước và đặt một cuộc gọi ngắn.
Nếu cuộc nói chuyện làm bạn bồn chồn, điều đó dễ hiểu. Hãy thở chậm vài hơi cùng Nhịp thở trước khi quay về bàn.
Nếu áp lực công việc ảnh hưởng đến giấc ngủ, tâm trạng hay sức khỏe, hãy xem trang hỗ trợ của chúng tôi. Nói chuyện với bác sĩ hay chuyên viên tư vấn là một bước tốt, không phải phương án cuối cùng.
Đọc tiếp
Khi các ví dụ đã sẵn sàng, bài cách giải thích với quản lý khi nhiều việc tranh nhau thời gian giúp bạn chọn lời. Nếu vừa có việc mới ập đến, hãy đọc hỏi việc nào nên lùi khi có việc mới đến. Sau cuộc nói chuyện, nhắn lại bằng văn bản giữ cho quyết định luôn rõ ràng.
Mọi bài về chủ đề này nằm trong trang chủ đề ranh giới công việc và cách khép lại ngày làm.
Nếu bạn muốn vài phút bình tĩnh trước khi bước vào, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind luôn ở đó, hoàn toàn tùy chọn.
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên mang bao nhiêu ví dụ đến cuộc trò chuyện?
Hãy mang hai hoặc ba ví dụ gần đây. Một ví dụ nghe như một tuần xấu, còn một danh sách dài nghe như than phiền. Chọn những ví dụ cho thấy cùng một kiểu lặp lại, như việc mới đến mà không có việc nào được bỏ bớt, và ghi rõ ngày tháng.
Nếu quản lý nói ai cũng bận thì sao?
Có thể đúng, và vẫn đáng để nêu tên từng việc cụ thể. Hãy hỏi việc nào quan trọng nhất tuần này và việc nào có thể chờ. Bạn không tranh xem ai bận hơn. Bạn đang xin một quyết định về việc nào đi trước.
Nếu tôi không chọn được giờ nghỉ hay ca làm thì sao?
Hãy nói thẳng và hỏi có gì thay đổi được xung quanh nó. Lịch ca cố định là một ràng buộc mà người sắp xếp cần giải quyết, không phải lỗi của bạn. Hãy hỏi về thời gian bàn giao, giới hạn số việc trong ca hoặc đổi ca, và ghi lại câu trả lời.
Đọc tiếp
Sau khi viết xong ba ví dụ, một buổi thiền có hướng dẫn ngắn có thể giúp bạn ngồi cùng sự hồi hộp trước cuộc trò chuyện, nếu cách đó hợp với bạn.