Xây bộ tài liệu tự nguyện cho nơi làm việc
Đội của bạn đang căng sức, và bạn muốn đưa ra sự giúp đỡ mà không ai bắt buộc phải nhận.
Một bộ tài liệu tốt cho nơi làm việc thì nhỏ, rõ và tự nguyện. Nó đưa ra vài công cụ miễn phí, nói thẳng rằng không ai bắt buộc phải dùng, và không đếm ai dùng. Chính điều đó làm người ta tin nó.
Bạn không cần ngân sách hay lễ phát động. Một trang trên mạng nội bộ hoặc một tệp PDF là đủ.
Bộ tài liệu nên có gì?
Hãy chọn những mục đứng được một mình và không cần đăng ký. Những mục phù hợp là công cụ Nhịp thở, công cụ Sổ luyện tập in ra được, một bài hướng dẫn ngắn về khép lại ngày làm, và đường link đến trang hỗ trợ.
Hãy thêm một dòng ở đầu: “Mọi thứ ở đây đều tùy chọn. Cái nào giúp được thì dùng, còn lại cứ bỏ qua.”
Làm sao để giữ cho nó thật sự tự nguyện?
Tự nguyện không chỉ là một chữ. Nó nằm ở cách bộ tài liệu được làm và cách người ta nói về nó sau đó.
- Không bảng điểm danh và không danh sách ai đã mở.
- Không nhắc đến trong đánh giá nhân viên, chỉ tiêu nhóm hay buổi trao đổi với quản lý.
- Không buổi sinh hoạt chung nào khiến người ta thấy mình phải đến.
- Không tin nhắn nào hỏi họ đã thử chưa.
Bài cách nói rõ việc tham gia là tự nguyện trong nhóm có sẵn lời bạn dùng lại được.
Thử cách này: làm bộ tài liệu trong năm bước
Các bước này mất khoảng một buổi chiều.
- Liệt kê ba áp lực lớn nhất mà đội hay nhắc đến, như bàn giao ca hoặc email gửi muộn.
- Ghép mỗi áp lực với một công cụ hay bài hướng dẫn miễn phí của trang này.
- Viết một dòng mô tả cho mỗi mục bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh, dễ hiểu.
- Thêm dòng tùy chọn, đường link trang hỗ trợ và ngày bạn soạn bộ tài liệu.
- Nhờ hai đồng nghiệp đọc và cho bạn biết chỗ nào nghe như đang thúc ép.
Hãy ghi lại nguồn và ngày tháng, để sau này còn cập nhật. Xem bài giữ ngày tháng và nguồn hiện rõ trên tài liệu in.
Còn riêng tư và phản hồi thì sao?
Người ta có thể không muốn công ty biết mình cảm thấy thế nào. Hãy giữ mọi biểu mẫu phản hồi ở dạng ẩn danh và chỉ hỏi về bộ tài liệu, không hỏi về tình trạng tinh thần của ai. Bài tách góp ý khỏi chuyện riêng tư giải thích cách làm.
Dữ liệu cá nhân cần được xử lý cẩn thận, nên lựa chọn an toàn nhất là không thu gì cả. Nếu tổ chức của bạn định thu bất cứ điều gì, hãy hỏi đầu mối bảo vệ dữ liệu trước.
Chia sẻ thế nào để không tạo áp lực?
Hãy gửi một lần, từ một người cụ thể thay vì một phòng ban nếu được. Một câu như “Mình gửi một bộ tài liệu nhỏ, tùy chọn, phòng khi có ích” là đủ.
Với người làm ca, hãy chắc rằng bộ tài liệu mở được trên điện thoại và in ra dán được ở bảng thông báo. Đừng cho rằng ai cũng ngồi bàn làm việc.
Khi nào một bộ tài liệu là chưa đủ?
Bộ tài liệu không thay được việc sửa khối lượng công việc, một giờ nghỉ thật sự hay sự hỗ trợ thật sự. Nếu một đồng nghiệp có vẻ đang vất vả, hãy nói chuyện tử tế và chỉ họ đến các kênh hỗ trợ của chính tổ chức bạn, cùng trang hỗ trợ. Nếu một bài tập khiến ai đó khó chịu hay choáng váng, dừng lại là điều ổn.
Đọc tiếp
Để nhìn rộng hơn, hãy xem trang tổng hợp về nơi làm việc và đồng nghiệp. Mọi thứ về chia sẻ nằm ở trang tổng hợp chia sẻ sự bình yên.
Khi bộ tài liệu đã gửi đi, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một lúc dừng lại tùy chọn dành cho bạn.
Câu hỏi thường gặp
Bộ tài liệu nhỏ ở nơi làm việc nên có gì?
Chỉ nên có bốn hoặc năm mục: một công cụ nhịp thở, một bảng theo dõi để in, một bài hướng dẫn ngắn về cách khép lại ngày làm, và trang hỗ trợ. Bộ ngắn thì được đọc, bộ dài thì bị cất đi. Hãy thêm một dòng nói rằng mục nào cũng là tùy chọn.
Chúng tôi có nên theo dõi ai dùng không?
Không. Theo dõi biến một lời mời thành một bài kiểm tra, và người ta có thể thấy mình bị giám sát. Đừng đếm lượt bấm theo tên, đừng hỏi trong cuộc họp ai đã thử, và đừng gắn với đánh giá nhân viên. Nếu cần phản hồi, hãy thu ẩn danh và để riêng.
Phòng nhân sự có thể giới thiệu một ứng dụng trong bộ tài liệu không?
Được, nhưng chỉ nhắc một lần, kèm ghi chú rằng đó là tùy chọn và các công cụ miễn phí vẫn dùng được khi không có nó. Nếu có người hỏi, hãy nói trang này dùng link giới thiệu. Đừng biến ứng dụng thành yêu cầu hay gắn với bất kỳ quyền lợi nào.
Đọc tiếp
Trước khi chia sẻ bộ tài liệu, bạn có thể dành bảy phút cho mình với bài thiền có hướng dẫn miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind, tùy chọn và theo nhịp của bạn.