Đặt khung giờ trả lời mà vẫn kịp việc gấp
Bạn muốn bớt bị ngắt quãng, nhưng không dám bỏ lỡ điều quan trọng.
Bạn có thể đặt khung giờ trả lời bằng cách báo cho mọi người biết khi nào bạn sẽ đáp, và cho họ một đường dây nhanh cho việc khẩn cấp thật sự. Xem tin nhắn vào giờ cố định, phân loại thành ngay, hôm nay hoặc ngày mai, rồi trả lời theo đợt. Việc gấp vẫn tìm được đến bạn, vì việc gấp sẽ dùng đường dây khẩn cấp.
Vì sao trả lời ngay tốn kém đến vậy?
Mỗi tiếng ting kéo sự chú ý của bạn khỏi việc đang làm. Quay lại cần một khoảnh khắc, và những khoảnh khắc ấy cộng dồn trong cả ngày.
Trả lời tức thì cũng dạy người khác mong chờ điều đó. Dần dần nhịp độ tăng lên và các khoảng nghỉ biến mất.
Làm sao biết việc nào gấp?
Hãy dùng cách phân loại ba nhóm nhanh khi mở tin nhắn.
- Ngay: ai đó đang bị kẹt, khách đang chờ hoặc có thể xảy ra sự cố trong vòng một giờ tới.
- Hôm nay: cần trả lời trước khi bạn về, nhưng chưa phải ngay phút này.
- Ngày mai: có thể chờ đến khung giờ kế tiếp hoặc ngày làm việc kế tiếp.
Nếu chưa chắc, hãy hỏi người gửi: “Việc này có cần xong trước khi hết hôm nay không?” Đó là câu hỏi ngắn và có thể tiết kiệm cho bạn một câu trả lời dài.
Thử cách này: đặt khung giờ trong tuần này
Làm theo các bước này trong năm ngày làm việc, rồi điều chỉnh.
- Chọn hai đến bốn lần trong ngày để đọc và trả lời. Gắn chúng với những mốc quen, như sau ly cà phê buổi sáng, trước bữa trưa và trước khi dọn đồ ra về.
- Tắt thông báo của các ứng dụng chat ngoài những giờ đó, nhưng vẫn để cuộc gọi.
- Gửi cho đội một ghi chú ngắn, ví dụ: “Mình xem tin nhắn lúc 10 giờ, 1 giờ và 4 giờ. Nếu có việc gấp, mong bạn gọi cho mình.”
- Trả lời theo đợt. Đáp ngay những việc chỉ mất hai phút, xếp lịch cho phần còn lại.
- Cuối tuần, hỏi đội xem có gì bị sót không. Điều chỉnh một thứ.
Nếu tôi lo bị coi là chậm phản hồi thì sao?
Hãy nói bạn đang làm gì và vì sao, theo kết quả: “Mình trả lời theo đợt để xong báo cáo nhanh hơn.” Đồng nghiệp thường dễ chấp nhận một cách làm rõ ràng hơn là sự im lặng.
Hãy bắt đầu bằng một lần thử ngắn, và báo cho đồng nghiệp thân nhất hoặc quản lý trước. Bài bàn với đội về tin nhắn WhatsApp ngoài giờ có cách mở lời cho cuộc trò chuyện ấy.
Điều chỉnh cho phù hợp
Người làm ca và nhân viên tuyến đầu có thể đặt khung giờ quanh giờ nghỉ và giờ bàn giao. Cha mẹ trả lời tin nhắn giữa các lần đưa đón con cũng làm được. Trưởng nhóm nên làm gương với các khung giờ, vì nhân viên làm theo những gì người dẫn đầu làm.
Công cụ Hẹn giờ thiền miễn phí có thể đánh dấu một khoảng nghỉ ngắn giữa các buổi làm, và chạy ngay trong trình duyệt.
Đọc tiếp
Nếu sắp nghỉ phép, hãy đọc soạn thư bàn giao khi vắng mặt cho rõ ràng. Trang chủ đề ranh giới công việc và cách khép lại ngày làm còn nhiều bài khác.
Trước khoảng làm việc tập trung kế tiếp, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một cách tùy chọn để lắng xuống.
Câu hỏi thường gặp
Khung giờ trả lời là gì?
Khung giờ trả lời là khoảng thời gian cố định bạn đọc và trả lời tin nhắn, thay vì đáp ngay khi từng tin đến. Ví dụ bạn có thể xem lúc 10 giờ, 1 giờ và 4 giờ. Cách này bảo vệ sự tập trung mà vẫn để mọi người nắm được thông tin.
Tôi nên xem tin nhắn cách nhau bao lâu?
Tùy vai trò của bạn. Bàn hỗ trợ khách hàng cần khoảng cách ngắn, còn người viết báo cáo có thể chờ lâu hơn. Hãy bắt đầu với khoảng cách mà đội chấp nhận được, thử một tuần và hỏi góp ý trước khi đổi.
Người khác liên lạc với tôi lúc khẩn cấp bằng cách nào?
Hãy thống nhất một cách khó làm nhầm, như gọi điện. Cho đội biết rằng cuộc gọi sẽ được nghe máy còn tin nhắn chat sẽ chờ đến khung giờ kế tiếp. Như vậy việc khẩn cấp thật vẫn đến được với bạn.
Nếu công việc của tôi cần trả lời ngay thì sao?
Vậy hãy chọn thay đổi nhỏ hơn. Tắt thông báo ở những kênh không gấp, giữ thông báo cho quản lý và khách hàng, và bảo vệ một hoặc hai khoảng ngắn để làm việc tập trung. Một khoảng yên tĩnh nhỏ cũng đã có ích.
Đọc tiếp
Giữa các lần kiểm tra tin nhắn, một buổi thiền có hướng dẫn ngắn có thể giúp sự chú ý lắng lại, để mỗi khoảng tập trung nhẹ nhàng hơn một chút.