Tetapkan waktu membalas tanpa mengabaikan kerja segera
Anda mahu kurang gangguan, tetapi tidak sanggup terlepas sesuatu yang penting.
Anda boleh menetapkan waktu membalas dengan memberitahu orang bila anda akan membalas dan memberi mereka laluan pantas untuk kecemasan sebenar. Semak mesej pada waktu tetap, susun kepada sekarang, hari ini atau esok, dan jawab secara berkelompok. Kerja segera tetap sampai kepada anda, kerana kerja segera menggunakan laluan kecemasan.
Mengapa membalas serta merta mahal harganya?
Setiap bunyi menarik perhatian anda daripada tugas yang sedang dibuat. Kembali kepadanya memerlukan sedikit masa, dan masa itu terkumpul sepanjang hari.
Balasan serta merta juga mengajar orang lain untuk mengharapkannya. Lama-kelamaan rentaknya makin laju dan jeda hilang.
Bagaimana saya menentukan apa yang segera?
Gunakan penyusunan tiga peringkat yang pantas apabila anda membuka mesej.
- Sekarang: seseorang tersekat, pelanggan sedang menunggu, atau sesuatu boleh menjadi masalah dalam sejam.
- Hari ini: ia perlukan jawapan sebelum anda pulang, tetapi bukan pada minit ini.
- Esok: ia boleh menunggu waktu seterusnya atau hari bekerja berikutnya.
Jika anda tidak pasti, tanya penghantar, “Adakah ini diperlukan sebelum saya habis kerja hari ini?” Soalan itu pendek dan boleh menjimatkan balasan yang panjang.
Cuba ini: tetapkan waktu anda minggu ini
Ikut langkah ini selama lima hari bekerja, kemudian laraskan.
- Pilih dua hingga empat waktu sehari untuk membaca dan membalas. Kaitkan dengan penambat, seperti selepas kopi pagi, sebelum makan tengah hari dan sebelum berkemas.
- Matikan makluman aplikasi sembang di luar waktu itu, tetapi biarkan panggilan hidup.
- Hantar nota pendek kepada pasukan, contohnya: “Saya semak mesej pada pukul 10, 1 dan 4. Untuk perkara segera, sila telefon saya.”
- Balas secara berkelompok. Jawab yang mengambil dua minit, jadualkan yang lain.
- Pada hujung minggu, tanya pasukan sama ada ada yang terlepas. Laraskan satu perkara.
Bagaimana jika saya bimbang kelihatan tidak responsif?
Katakan apa yang anda lakukan dan sebabnya, dari segi hasil: “Saya membalas secara berkelompok supaya dapat menyiapkan laporan lebih cepat.” Rakan sekerja lebih mudah menerima sistem yang jelas daripada sikap berdiam diri.
Mulakan dengan percubaan singkat, dan maklumkan dahulu kepada rakan terdekat atau pengurus anda. Lihat berbincang tentang mesej WhatsApp selepas waktu kerja untuk cara membuka perbualan itu.
Menyesuaikannya
Pekerja syif dan staf barisan hadapan boleh menetapkan waktu di sekitar rehat dan serah tugas. Ibu bapa yang membalas mesej antara perjalanan ke sekolah boleh berbuat demikian juga. Ketua pasukan patut menunjukkan teladan, kerana staf mengikut apa yang ketua lakukan.
Pemasa meditasi yang percuma boleh menandakan jeda pendek antara blok, dan ia berfungsi dalam pelayar anda.
Seterusnya ke mana?
Jika anda akan bercuti, baca menyediakan serah tugas dan mesej cuti yang jelas. Panduan had kerja ada selebihnya.
Sebelum blok tumpuan seterusnya, meditasi berpandu tujuh minit percuma daripada Sadhguru dalam aplikasi Miracle of Mind boleh dicuba jika anda mahu menenangkan diri.
Soalan lazim
Apakah itu waktu membalas?
Waktu membalas ialah masa tertentu untuk anda membaca dan menjawab mesej, bukannya membalas sebaik sahaja setiap satu tiba. Contohnya, anda menyemak pada pukul sepuluh, satu dan empat. Ia melindungi tumpuan anda sambil memastikan orang tetap dimaklumkan.
Berapa kerap saya patut menyemak?
Itu bergantung pada peranan anda. Meja sokongan memerlukan sela yang pendek, manakala penulis laporan boleh menerima sela yang lebih panjang. Mulakan dengan sela yang boleh diterima pasukan anda, cuba seminggu dan minta maklum balas sebelum mengubahnya.
Bagaimana orang menghubungi saya jika berlaku kecemasan?
Sepakati laluan yang sukar dibuat secara tidak sengaja, seperti panggilan telefon. Beritahu pasukan bahawa panggilan dijawab dan mesej sembang menunggu waktu seterusnya. Dengan itu, kecemasan sebenar tetap sampai kepada anda.
Bagaimana jika kerja saya memerlukan balasan serta merta?
Pilih perubahan yang lebih kecil. Matikan notifikasi untuk saluran yang tidak segera, kekalkan makluman untuk pengurus dan pelanggan, dan lindungi satu atau dua blok pendek untuk kerja yang memerlukan tumpuan. Sedikit ruang senyap pun membantu.
Baca seterusnya
Antara waktu menyemak, meditasi berpandu yang ringkas boleh membantu perhatian anda reda supaya setiap blok tumpuan terasa lebih tenang.