Menyediakan serah tugas dan mesej cuti yang jelas
Cuti sudah dekat, dan anda mahu pergi tanpa meninggalkan kekusutan.
Serah tugas yang jelas ada dua bahagian: balasan automatik cuti yang ringkas untuk orang luar, dan nota serah tugas untuk rakan sekerja yang menggantikan anda. Tulis kedua-duanya beberapa hari sebelum pergi, kongsikan awal dan namakan seorang untuk perkara segera. Dengan itu anda boleh berehat, dan pasukan anda boleh terus berjalan.
Mengapa serah tugas penting untuk rehat saya?
Jika orang yang menggantikan tidak tahu apa hendak dibuat, soalan akan mencari anda di tepi pantai atau di kampung. Nota yang jelas membolehkan anda benar-benar pergi.
Ia juga melindungi hari kembali anda. Anda pulang kepada peti mel yang kemas, bukan timbunan masalah yang separuh selesai.
Apa yang ada dalam nota serah tugas?
Tulis satu blok bagi setiap perkara yang masih berjalan. Gunakan format ini.
- Apa: tugas atau pelanggan, dalam frasa pendek.
- Status: keadaan terkini.
- Langkah seterusnya: apa yang perlu dibuat oleh penggantinya, jika ada.
- Tarikh akhir: tarikh yang penting.
- Di mana: folder, pautan atau utas mesej.
- Orang untuk dihubungi: siapa lagi yang tahu tentangnya.
Tandakan apa-apa yang boleh menunggu sehingga anda kembali. Baris seperti “Tiada tindakan sehingga 20 Okt” mengurangkan kerisauan penggantinya.
Cuba ini: pelan serah tugas tiga hari
Bahagikan kerja supaya anda tidak menulisnya pada malam sebelum pergi.
- Tiga hari sebelum: senaraikan perkara yang terbuka dan tanya pengurus siapa yang patut menggantikan setiap satu.
- Dua hari sebelum: tulis nota dan bincangkannya dengan pengganti anda selama sepuluh minit.
- Sehari sebelum: sediakan balasan automatik cuti dan majukan peraturan peti mel bersama jika ada.
- Hari terakhir: hantar nota akhir, semak akses ke folder, dan beritahu orang penting bahawa anda akan tiada.
- Matikan: buang aplikasi kerja daripada telefon jika tempat kerja anda membenarkan.
Apa yang patut dinyatakan dalam balasan automatik cuti?
Kekalkan mesra dan mudah. Contohnya:
“Terima kasih atas e-mel anda. Saya tiada dari 14 hingga 25 Oktober dan akan membalas selepas kembali. Untuk perkara segera, sila hubungi Aisha Rahman di [email protected].”
Jangan berjanji menyemak e-mel “bila sempat” kecuali anda bermaksud begitu. Jika anda merancang menyemak, panduan kami tentang semak mesej kerja semasa cuti membantu anda memutuskan.
Menyesuaikannya dengan musim perayaan
Sekitar Hari Raya, Deepavali dan Tahun Baharu Cina, ramai rakan sekerja bercuti serentak, jadi pengganti mungkin terhad. Rancang lebih awal, kongsi nota lebih cepat dan pastikan pengganti anda sendiri tidak bercuti.
Jika anda bekerja sendiri, beritahu pelanggan bila anda tiada dan apa yang boleh dijangka. Mesej pendek dengan tarikh dan orang ganti sudah memadai.
Seterusnya ke mana?
Apabila anda kembali, lihat kembali bekerja selepas cuti biasa. Panduan had kerja mengumpulkan selebihnya, dan Papan kosongkan fikiran membantu anda mengosongkan kepala sebelum menulis nota.
Pada malam sebelum anda pergi, meditasi berpandu tujuh minit percuma daripada Sadhguru dalam aplikasi Miracle of Mind boleh dicuba jika anda mahu memulakan rehat anda.
Soalan lazim
Apakah yang patut ada dalam mesej cuti?
Nyatakan tarikh anda tiada, bila anda kembali, siapa untuk dihubungi bagi perkara segera dan apa yang boleh dijangka jika mereka menulis kepada anda. Pendekkan dan kekalkan sopan. Sebut nama seseorang, bukan pasukan, jika boleh, supaya pengirim tahu siapa yang perlu dituju.
Sejauh mana terperinci nota serah tugas itu?
Cukup terperinci supaya orang boleh bertindak tanpa menelefon anda. Bagi setiap item, nyatakan status, langkah seterusnya, tarikh akhir dan lokasi fail. Satu perenggan pendek bagi setiap item sudah cukup. Karangan panjang jarang dibaca.
Siapa yang patut saya pilih untuk menggantikan saya?
Pilih orang yang tahu kerja itu, ada masa dan sudah bersetuju terlebih dahulu. Tanya mereka dahulu, jangan sekadar mengumumkan. Kongsi nota itu dengan mereka dan pengurus anda sekurang-kurangnya beberapa hari sebelum anda pergi.
Bagaimana jika tiada siapa boleh menggantikan kerja saya?
Beritahu pengurus anda awal dan putuskan bersama apa yang ditangguh sehingga anda kembali. Lebih baik berkata 'ini menunggu sehingga 20 haribulan' daripada membiarkan pelanggan meneka. Penangguhan yang dipersetujui ialah sebahagian biasa daripada merancang cuti.
Baca seterusnya
Pada petang terakhir sebelum cuti, meditasi berpandu yang pendek boleh membantu anda menutup komputer riba dan membiarkan cuti bermula dalam fikiran anda juga.