休假前写好清楚的交接

一份清楚的交接有两部分：给外人看的简短自动回复，以及给代班同事的交接便条。在出发前几天就写好，早点分享，并指定一个处理紧急事的人。这样你可以放心休息，团队也能继续运作。

交接为什么关系到我能不能休息？

如果代班的人不知道该怎么做，问题就会追到海边或回乡的路上找你。一份清楚的便条，让你真正离开。

它也保护你回来的那一天。你面对的是整齐的收件箱，而不是一堆处理到一半的问题。

交接便条写什么？

每一项还在进行的事，写一个小段落，用下面这个格式。

• 什么事： 任务或客户，用一个简短的词。
• 进度： 现在到了哪里。
• 下一步： 代班的人要做什么，如果有的话。
• 截止日期： 要紧的那一天。
• 在哪里： 文件夹、链接或对话串。
• 联络人： 还有谁知道这件事。

等你回来才处理的事，要特别标出来。像“十月二十日之前不用处理”这样一句，能让代班的人少担很多心。

试试这个：三天交接计划

把工作分散开来，别等到出发前一晚才写。

1. 出发前三天：列出手头未完的事，问上司每一项该由谁接手。
2. 出发前两天：写好便条，和代班的人花十分钟口头交代一遍。
3. 出发前一天：设好自动回复，有共用信箱的话，也把规则转交出去。
4. 最后一天：寄出最终版的便条，确认文件夹的权限，并告诉重要的联络人你不在。
5. 关机：公司允许的话，把工作应用从手机里移走。

自动回复该怎么写？

语气温和，用词平实。例如：

“谢谢你的来信。我十月十四日至二十五日休假，回来后会回复。如有急事，请联络 Aisha Rahman，电邮 [email protected]。”

除非你真的会看，不要写“我有空就会看电邮”。如果你打算看一下，休假时要不要看工作讯息：一份界线计划可以帮你做决定。

配合节庆季节

在开斋节、屠妖节和农历新年前后，很多同事同时放假，代班的人手可能很紧。要更早计划，更早分享便条，也确认你的后备同事没有同时休假。

如果你是自雇人士，告诉客户你什么时候不在，以及可以期待什么。一则附有日期和后备联络人的简短讯息，就很有效。

接下来看什么

回来上班时，请看一般休假后回到工作岗位。工作界线专题收集了其余的指南，写便条之前，也可以先用清空思绪板清一清脑子。

出发前的那个傍晚，Sadhguru 在 Miracle of Mind 应用里的免费7分钟引导冥想，是一个可以选择的方法，让你的假期开始。