收工前处理行政杂事的清单

行政杂事很少惊天动地，却很黏人。一份还没批的报销，或一张没签的表格，可以一路跟你到饭桌。收工时用一份简短的清单，把每一项分成做完、交出去或延后，然后就可以放心走人。

为什么小小的行政工作老在脑子里打转？

因为它们没做完，而且常常要靠别人。脑子一直开着它们，是怕别人回复了你没看到，或截止日期悄悄溜走。

清单把这些悬着的事记在纸上。它不会替你把工作做完，但会记下每一件事现在到了哪里。

收工清单上写什么？

以下几项可以当基础，再按你们办公室的情况调整。大约八分钟走完一遍。

• 看一遍收件箱，找有没有标了紧急的，或上司寄来的。
• 看看有哪些批准在等你，能批准或拒绝的先处理。
• 查这个星期有截止日期的报销、发票和表格。
• 列出你在等的事，写上对方的名字。
• 只需一句话回答的，现在就回。
• 写下明天的第一件事。
• 关掉用不到的标签页和文件。

有哪一项用不上，就跳过。清单要短，你才会真的用。

试试这个：做完、交出去或延后

把每一件未完的事过一遍，给它一个标签。

1. 做完：你完成了，打个勾。
2. 交出去：现在由别人负责。发一句简短的讯息确认，并记下日期。
3. 延后：可以等。给它一个日期和第一步。
4. 不做了：已经不重要，删掉。
5. 如果实在分不出标签，明天问上司，并把问题写下来。

写下“延后到星期四”，和单纯忘记不一样，你的脑子分得出来。

如果截止就在今晚呢？

那它就不是收工的项目，而是今天的工作。把它做完，或提早提出。真的完成不了，一知道就告诉需要它的人，不要拖到最后一刻。

如果这种情形经常出现，也许是工作量的问题。用实例准备一场谈工作量的对话这篇可以帮你带着事实去找上司。

把它变成习惯

在收工时间前五分钟设一个提醒，每天在同一个时间做清单。写在纸上，或放在一眼就能看到的笔记里。

过一个星期，把从来用不到的项目删掉。动手写清单之前，如果脑子很乱，可以先用清空思绪板整理，它免费，输入的内容只留在你的浏览器里。

接下来看什么

如果你老是把任务做到一半就放下，可以看任务做到一半，怎样离开又不丢掉进度。想看整体的做法，请到工作界线专题。

最后一个勾打完之后，Sadhguru 在 Miracle of Mind 应用里的免费7分钟引导冥想，是一个可以选择的方法，让心安定下来。