Chừa khoảng đệm giữa các cuộc hẹn
Lịch trên giấy trông ổn, nhưng lần nào chuyển việc bạn cũng vội và trễ.
Khoảng đệm hữu ích là khoảng trống được tính theo những gì thật sự xảy ra giữa hai việc. Nó gồm thời gian đi lại, chuẩn bị và một lúc để lấy lại bình tĩnh, nên bạn đến nơi vững vàng thay vì hổn hển.
Hầu hết lịch chỉ ghi các cuộc hẹn. Quãng đi bộ, chuyện tìm chỗ đậu xe và việc tìm đúng phòng không hiện ra, cho đến khi chúng làm bạn trễ.
Vì sao ngày xếp việc liền nhau lại gấp gáp?
Vì phần việc nằm giữa các cuộc hẹn là có thật nhưng chưa được tính. Một cuộc họp một tiếng ở quận 1 và giờ đón con ở Thủ Đức không cách nhau một tiếng, dù lịch ghi thế nào.
Đầu óc cũng cần thời gian để chuyển việc. Tâm trí bạn vẫn ở cuộc trò chuyện trước, trong khi người đã bước vào việc kế tiếp.
Một khoảng đệm tốt gồm những gì?
Một khoảng đệm tốt có ba phần, và gọi tên chúng giúp bạn tính cho thật.
- Đi lại: lái xe, đi xe buýt, chạy xe máy, đi bộ từ bãi đậu xe, chờ thang máy.
- Chuẩn bị: mở máy tính, tìm tệp, đổ đầy bình nước, ghé nhà vệ sinh một chút.
- Lấy lại bình tĩnh: một lúc ngắn để buông việc vừa rồi trước khi việc mới bắt đầu.
Nếu có phần nào của bạn hay kéo dài, hãy tính theo phần đó, đừng tính theo ngày suôn sẻ nhất.
Thử cách này: tính các khoảng trống của ngày mai
Việc này mất vài phút với lịch của bạn hoặc một mẩu giấy.
- Liệt kê các việc cố định của ngày mai theo thứ tự, kèm giờ bắt đầu.
- Với mỗi khoảng trống, ghi thời gian đi lại của một ngày bình thường, không phải ngày may mắn.
- Cộng thời gian chuẩn bị cho việc kế tiếp, dù nó có vẻ nhỏ.
- Thêm một lúc ngắn để lấy lại bình tĩnh, vài hơi thở chậm hoặc một ly nước.
- Chỗ nào khoảng trống quá nhỏ, hãy dời, rút ngắn hoặc bỏ bớt một việc.
Nếu không dời được gì, ít ra bạn biết lần chuyển việc nào sẽ sát giờ. Chỉ vậy thôi đã giúp bạn chuẩn bị trước và bớt khắt khe với mình.
Một ví dụ cụ thể
Aina có một cuộc gọi với khách, rồi một buổi họp nhóm, rồi giờ đón con. Lịch cho thấy hai cuộc họp sát nhau và giờ đón ngay sau đó.
Chị thêm một khoảng ngắn sau cuộc gọi để ghi chú, và rời văn phòng sớm hơn để đường Federal Highway có thêm chỗ cho kẹt xe. Ngày vẫn có những việc ấy, nhưng giờ đã có chỗ để thở.
Áp dụng vào đời sống thật
Ở nhà, khoảng đệm cũng quan trọng. Hãy chừa một khoảng trước bữa cơm gia đình, trước cuộc gọi video với họ hàng, và trước buổi chúc Tết họ hàng mà bạn đã hứa sẽ ghé.
Nếu làm theo ca, hãy chừa khoảng trống quanh giờ giao ca và đường về nhà. Nếu là sinh viên, hãy chừa chỗ giữa buổi học và cuộc họp nhóm ở đầu bên kia khuôn viên.
Khi bạn ít sức, hãy làm khoảng đệm dài hơn, đừng ngắn lại. Cơ thể mệt thì chậm hơn, và điều đó không sao.
Trước khi nhận thêm một việc nữa
Hãy tự hỏi khẽ một câu trước khi nhận việc mới: khoảng đệm của mình ở đâu? Nếu chưa có, câu trả lời thật có thể là “để cuối tuần này” thay vì “được thôi”.
Để thấy rõ hơn cả ngày của mình, bài hướng dẫn cách lên kế hoạch cho một ngày có khoảng thở bắt đầu từ những việc thật của bạn. Kế hoạch ngắn mỗi ngày thay cho lịch trình lớn giữ các khoảng trống ấy hiện rõ trên một trang.
Khi khoảng trống vẫn biến mất
Đôi khi cuộc họp kéo dài và khoảng đệm của bạn tan mất. Bài hướng dẫn điều chỉnh ngày khi cuộc hẹn bị trễ giúp bạn chọn việc nào vẫn đáng làm.
Để có một lúc dừng được tính giờ, công cụ Hẹn giờ thiền có thể giữ nhịp cho bạn. Thêm nhiều ý tưởng thường ngày nằm ở trang chánh niệm trong đời sống hằng ngày.
Nếu một khoảng đệm của bạn rảnh và yên, bạn có thể dùng nó để nghe buổi thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind, chỉ khi bạn thấy muốn.
Câu hỏi thường gặp
Khoảng đệm nên dài bao nhiêu?
Không có độ dài đúng cho mọi người. Hãy cộng thời gian đi lại, gửi xe hoặc đi bộ, chuẩn bị, và một lúc ngắn để lấy lại bình tĩnh. Rồi thêm chút ít cho chuyện hay xảy ra, như thang máy chờ lâu. Một khoảng đệm hợp với ngày thật của bạn tốt hơn một con số đẹp trên lịch.
Khoảng đệm có phải là thời gian bỏ phí không?
Không. Khoảng đệm chứa phần việc ẩn giữa hai cuộc hẹn: đi bộ, thu dọn đồ, tìm phòng, nhắn nhanh một tin trả lời. Nếu mọi thứ suôn sẻ, bạn có vài phút yên để thở hoặc uống nước. Đó là món quà nhỏ, không phải mất mát.
Nếu sếp xếp họp liền nhau thì sao?
Bạn có thể không quyết được lịch, nhưng vẫn giữ được những khoảng nhỏ. Kết thúc cuộc gọi sớm một chút khi được phép, chuẩn bị sẵn ghi chú, và hỏi xem một cuộc họp có thể bắt đầu muộn vài phút không. Chỉ một khoảng ngắn cũng giúp bạn vào việc với đầu óc rõ hơn.
Cách này có dùng được khi làm theo ca không?
Có. Hãy coi giờ giao ca, đường về và vài phút đầu ở nhà cũng là những việc cần chừa chỗ. Chừa khoảng đệm trước và sau ca làm, không chỉ giữa các việc trong ca. Giấc ngủ và bữa ăn cũng cần một khoảng trống quanh chúng.
Đọc tiếp
Nếu các khoảng trống của bạn đang chật, một buổi thiền ngắn có hướng dẫn của Sadhguru là một cách dùng khoảng đệm yên tĩnh, có giọng nói đều đặn để theo.