Thu thập góp ý về mức độ dễ dùng của tài liệu
Bạn muốn biết tài liệu có hợp với mọi người không, mà không soi mói ai.
Hãy hỏi về tài liệu, đừng hỏi về con người. Giữ câu hỏi ngắn, ẩn danh và xoay quanh độ dễ dùng: mọi người có tìm được, mở được và hiểu được không. Đừng bao giờ hỏi ai đã dùng hay vì sao.
Làm vậy vừa giữ được tính tự nguyện của lời mời, vừa cho bạn những câu trả lời có thể hành động.
Vì sao góp ý chỉ nên xoay quanh tài liệu?
Nếu đồng nghiệp nghĩ câu trả lời của mình để lộ cảm xúc, họ sẽ bỏ qua câu hỏi hoặc nói điều họ nghĩ bạn muốn nghe. Cả hai đều không giúp được bạn.
Câu hỏi về độ dễ dùng an toàn hơn. Chúng hỏi về đường dẫn, ngôn ngữ, thời điểm và định dạng, là những thứ bạn có thể cải thiện.
Điều gì không bao giờ nên hỏi?
Hãy tránh mọi câu chạm đến đời sống bên trong của một người:
- Họ có thấy bình tĩnh hơn, bớt căng thẳng hơn hay vui hơn không.
- Số lần dùng của từng người, kèm tên.
- Tài liệu có giúp họ giải quyết một vấn đề cá nhân không.
- Vì sao họ chọn không dùng.
Sức khỏe tinh thần là chuyện riêng, và dữ liệu cá nhân cần được bảo vệ cẩn thận. Nếu chưa chắc tổ chức của bạn được thu thập gì, hãy hỏi người phụ trách bảo vệ dữ liệu.
Thử cách này: năm câu hỏi cho cả nhóm
Hãy gửi dưới dạng một biểu mẫu ẩn danh hoặc hỏi trên giấy trong buổi họp nhóm. Nhờ mọi người trả lời bằng một câu.
- Khi cần, bạn có dễ tìm thấy đường dẫn không?
- Tài liệu có bằng ngôn ngữ mà bạn thấy thoải mái không?
- Định dạng có dễ xem trên điện thoại hoặc laptop không?
- Thời điểm gửi có hợp lý không, hay nó đến đúng lúc bạn đang bận?
- Có điều gì giúp tài liệu dễ dùng hơn không?
Hãy thêm một dòng kết: “Bạn không cần đã dùng tài liệu mới trả lời được, và sẽ không ai hỏi ai là người đã trả lời.”
Làm sao để người chưa dùng cũng được lắng nghe?
Họ là những người quan trọng nhất. Hãy hỏi họ, theo cách chung, điều gì có thể làm tài liệu hữu ích hơn. Thường câu trả lời rất thực tế: không có thời gian, sai ngôn ngữ, hoặc không chắc có được dùng trong giờ làm không.
Hãy nói rõ rằng dùng trong giờ nghỉ là được, và không dùng cũng được. Ghi chú trong bài viết một ghi chú tham gia tự nguyện đơn giản giúp bạn làm điều này.
Làm gì với các câu trả lời?
Hãy đọc chúng như một tập hợp, không đọc từng người. Tìm xem điều nào được nhắc lại nhiều lần. Sửa những gì dễ sửa, và cho cả nhóm biết bạn đã thay đổi gì.
Nếu một góp ý cho thấy ai đó đang chật vật, đừng cố đoán xem ai đã viết. Hãy gửi thông tin hỗ trợ cho cả nhóm, kèm đường dẫn đến trang hỗ trợ của chúng tôi.
Khác gì với việc chấm điểm người dùng ứng dụng?
Đếm số lần đăng nhập hay số phút biến một thói quen riêng tư thành thành tích. Chúng tôi giải thích vì sao cách này đi sai trong bài vì sao việc dùng ứng dụng không nên thành điểm đánh giá nhân viên.
Bước tiếp theo nên là gì?
Hãy viết năm câu hỏi của bạn và thử với một đồng nghiệp bạn tin tưởng. Rồi gửi cho cả nhóm. Nếu bạn đang xem lại cả một bộ tài liệu, hãy đọc cách xem lại bộ tài liệu nơi làm việc mà không hứa hẹn về sức khỏe, và trang tổng hợp về nơi làm việc và đồng nghiệp để xem thêm.
Khi câu trả lời đã về, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một cách để có vài phút bình tĩnh trước khi bạn quyết định thay đổi gì, nếu bạn muốn.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể hỏi ai đã dùng tài liệu không?
Tốt hơn là không. Có tên người sẽ biến một lời mời tự nguyện thành điều khiến người ta thấy mình bị quan sát, mà việc dùng một tài liệu về sức khỏe tinh thần là chuyện riêng tư. Hãy hỏi những câu chung cho cả nhóm và để mọi người trả lời không cần ghi tên.
Thế nào là dữ liệu riêng tư ở đây?
Mọi điều về sức khỏe, tâm trạng, cảm xúc hay đời sống gia đình của một người. Dữ liệu cá nhân như vậy cần được xử lý cẩn thận, nên hãy chỉ hỏi về chính tài liệu: có dễ tìm không, có dễ mở không, và có đúng ngôn ngữ không.
Bảng hỏi nên dài bao nhiêu?
Ba đến năm câu là đủ. Mỗi câu chỉ mất vài giây để trả lời. Một bảng hỏi dài cho thấy câu trả lời sẽ bị xem xét kỹ, và mọi người dễ bỏ qua hoặc trả lời dè dặt.
Tôi nên làm gì với góp ý tiêu cực?
Hãy xem đó là điều có ích. Nếu mọi người nói đường dẫn khó tìm hoặc ngôn ngữ chưa đúng, hãy sửa những điều đó. Rồi cho cả nhóm biết bạn đã thay đổi gì, để họ thấy việc trả lời là xứng đáng.
Đọc tiếp
Nếu bạn muốn có vài phút bình tĩnh trước khi đọc đồng nghiệp đã nói gì, một bài thiền ngắn có hướng dẫn luôn sẵn, để bạn đón nhận góp ý theo nhịp của mình.