Viết bản bàn giao không cần trả lời ngay
Bạn xong việc khi người khác vừa bắt đầu ngày mới, và bạn không thể chờ họ hỏi.
Một bản bàn giao tốt trả lời trước những câu người nhận sẽ hỏi. Hãy nói tình hình hiện tại, việc kế tiếp, việc đang bị kẹt, người để hỏi và điều họ được tự quyết mà không cần bạn. Khi đó bạn khép ngày làm mà không phải chờ câu trả lời.
Phép thử rất đơn giản: đồng nghiệp có làm tiếp được theo ghi chú này khi bạn đang ngủ không?
Vì sao bản bàn giao hay thất bại?
Vì nó cho rằng người đọc biết những gì bạn biết. Ghi chú “làm tiếp báo cáo” bỏ sót bản nào, phần nào và khách hàng đã yêu cầu gì.
Kết quả là một loạt câu hỏi, và một buổi tối không bao giờ hết vì bạn cứ chờ để trả lời.
Ghi chú nên có những gì?
Dùng sáu dòng ngắn.
- Tình hình hiện tại: việc nào đã xong.
- Việc kế tiếp: bước hành động ngay sau đó.
- Đang kẹt: và ai hay điều gì gỡ được.
- Ở đâu: đường dẫn đến tệp hoặc chuỗi tin nhắn.
- Hỏi ai khi tôi vắng: một cái tên và cách liên lạc.
- Được tự quyết gì: để người đọc không bị đứng lại.
Dòng cuối quan trọng nhất. Nó cho phép người nhận làm, và đó là điều giúp công việc không phải chờ.
Thử cách này: một ví dụ cụ thể
Hãy tưởng tượng bạn lo đơn hàng nhà cung cấp ở Hà Nội, và một đồng nghiệp ở Thành phố Hồ Chí Minh nhận ca chiều.
“Tình hình: đơn A và B đã xác nhận. Kế tiếp: gửi đơn C khi có báo giá. Đang kẹt: chờ báo giá của nhà cung cấp, hạn ba giờ chiều. Tệp: thư mục chung, mục ‘Đơn tuần này’. Nếu em vắng: hỏi chị Hui Min. Chị được tự quyết: nhận báo giá nếu nằm trong mức đã thỏa thuận, còn không thì tạm giữ.”
Để ý rằng đồng nghiệp làm tiếp được theo từng dòng.
Thử cách này: tự viết trong năm phút
- Viết sáu tiêu đề lên một trang trống.
- Điền mỗi mục một hai câu đơn giản.
- Thêm đường dẫn thay cho những lời giải thích dài.
- Đọc lại như thể bạn chưa từng thấy công việc này.
- Gửi đi, rồi đóng chat.
Danh sách tắt máy cho việc hành chính dang dở đi cùng rất hợp với thói quen này.
Điều chỉnh cho ngày làm thật của bạn
Nếu bạn bàn giao trong nhóm Zalo, hãy gửi thành một tin duy nhất để dễ tìm lại. Nếu bạn làm việc ở nhà, hãy gửi ghi chú trước khi gập laptop và để nó gập.
Nếu bạn sắp nghỉ phép, bài hướng dẫn soạn thư bàn giao khi vắng mặt cho rõ ràng mở rộng cùng ý tưởng này. Nếu bạn vẫn lo về việc dang dở và nó làm xáo trộn giấc ngủ, trang hỗ trợ giúp bạn tìm người để trò chuyện.
Đọc tiếp
Nếu nhóm bạn làm việc ở nhiều nước, hãy đọc thống nhất giờ liên lạc giữa các múi giờ và khi không có giờ họp nào công bằng. Nếu buộc phải dừng giữa chừng, bài bỏ dở một việc giữa chừng mà không mất dấu sẽ giúp bạn.
Mọi bài cùng chủ đề đều nằm ở trang ranh giới công việc và cách khép lại ngày làm.
Khi ghi chú đã gửi, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một cách tùy chọn để khép ngày.
Câu hỏi thường gặp
Một bản bàn giao tốt nên có những gì?
Tình hình hiện tại, điều đã xong, điều tiếp theo, điều đang bị kẹt, người cần hỏi khi không liên lạc được bạn và điều người nhận được tự quyết. Hãy gắn đường dẫn đến tệp thay vì dán đoạn dài, để ghi chú vẫn ngắn.
Ghi chú bàn giao nên dài bao nhiêu?
Ngắn nhất có thể mà người đọc vẫn làm tiếp được. Hãy nhắm đến độ dài đọc trong hai phút. Nếu cần nhiều hơn, để chi tiết trong một tài liệu có đường dẫn và giữ ghi chú ở những điều cốt lõi.
Nếu đồng nghiệp vẫn nhắn hỏi tôi thì sao?
Hãy trả lời trong khung giờ kế tiếp rồi sửa ghi chú, để cùng một câu hỏi không phải hỏi hai lần. Dần dần, mỗi bản bàn giao sẽ rõ hơn và số câu hỏi thêm sẽ giảm.
Đọc tiếp
Khi bản bàn giao đã gửi và ngày làm đã xong, một buổi thiền có hướng dẫn ngắn giúp bạn thật sự rời đi.