ตกลงช่วงเวลาติดต่อข้ามเขตเวลา
ทีมของคุณทำงานข้ามประเทศ และมีใครสักคนเพิ่งตื่นหรือกำลังจะเลิกงานเสมอ
เพื่อตกลงช่วงเวลาติดต่อข้ามเขตเวลา ให้หาชั่วโมงที่ทุกคนทำงานตรงกัน เขียนไว้ว่าแต่ละคนตอบเมื่อไร และแบ่งชั่วโมงที่ไม่สะดวกอย่างเป็นธรรม เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรแล้วลองใช้สักสองสามสัปดาห์ เมื่อนั้นความเงียบจะไม่ใช่เกมให้เดาอีก
คุณไม่ต้องพร้อมให้ติดต่อตลอดวัน เพียงเพราะมีใครสักคนที่ไหนสักแห่งกำลังทำงานอยู่
จะหาช่วงที่ทับกันได้อย่างไร
ลิสต์เวลาทำงานปกติของแต่ละคนตามเวลาของตัวเอง แล้วแปลงเป็นเวลาอ้างอิงเดียวกัน ทำเครื่องหมายช่วงที่ทับกัน ช่วงที่ทับกันนั้นเป็นที่ที่ดีที่สุดสำหรับการโทรสด
ไทยไม่มีการปรับเวลาตามฤดูกาล แต่เพื่อนร่วมงานในบางประเทศเลื่อนนาฬิกาปีละสองครั้ง ให้ตรวจช่วงที่ทับกันอีกครั้งเมื่อเกิดเรื่องนั้น ตามที่บอกไว้ในเช็กการประชุมประจำเมื่อประเทศอื่นเปลี่ยนเวลา
ช่วงเวลาติดต่อควรบอกอะไร
เขียนให้สั้นและเห็นชัด ข้อตกลงที่ดีบอกว่าใคร เมื่อไร และเรื่องอะไร
- ชั่วโมงที่คุณตอบ ตามเวลาของคุณเอง
- ช่องทางติดต่อคุณสำหรับเรื่องด่วนจริง ๆ
- เรื่องอะไรรอได้จนถึงช่วงถัดไป
- ชั่วโมงไหนไว้สำหรับการโทรสด
วางไว้ในสถานะแชตหรือลายเซ็นอีเมล เพื่อให้คนเห็นก่อนส่งข้อความ
ลองทำ: ร่างข้อตกลงของทีม
ทำกับเพื่อนร่วมงานในการนั่งคุยครั้งเดียว
- ทุกคนเขียนเวลาทำงานปกติและเขตเวลาของตัวเอง
- ช่วยกันทำเครื่องหมายช่วงที่ทับกัน และตกลงว่าใช้สำหรับการโทรสด
- นอกช่วงที่ทับกัน ตกลงว่าส่งอัปเดตเป็นข้อความได้ และตอบกันในช่วงถัดไป
- เขียนกฎหนึ่งข้อสำหรับเรื่องด่วน เช่น การโทรศัพท์ และอะไรนับว่าด่วน
- ตกลงทบทวนในหนึ่งเดือน และแก้สิ่งที่ยังไม่เวิร์ก
ร่างอาจเขียนได้ประมาณนี้ “เราตอบในเวลาทำงานของตัวเอง การโทรสดอยู่ในช่วงที่ทับกัน เรื่องด่วนให้โทรศัพท์ ส่วนเรื่องอื่นรอถึงวันถัดไปได้”
จะแบ่งชั่วโมงที่ไม่สะดวกอย่างเป็นธรรมได้อย่างไร
ถ้าคนเดิมต้องรับสายเช้าหรือดึกเสมอ ความไม่พอใจจะสะสม ให้ผลัดกันรับช่วงที่ไม่สะดวก หรือให้คนที่รับได้เริ่มงานสายขึ้นหรือเลิกเร็วขึ้นในวันถัดไป
ถ้าหาช่วงเวลาที่ยุติธรรมไม่ได้เลย คู่มือเรื่องเมื่อไม่มีเวลาประชุมที่ยุติธรรมสำหรับทุกคนพาไปต่อได้
ปรับให้เข้ากับชีวิตคุณ
ถ้าทำงานที่บ้าน สายดึกอาจกินมื้อเย็นกับครอบครัวไปเงียบ ๆ ตกลงเวลาจบกับทีม และปกป้องมันเหมือนการประชุม ถ้าหัวหน้าเป็นคนกำหนดรูปแบบ ให้เอาร่างของคุณไปคุยกับเขาก่อน
ถ้าข้อความนอกเวลาที่มาเรื่อย ๆ ทำให้คุณนอนน้อยหรือวิตกกังวล ลองเปิดดูหน้าความช่วยเหลือ
ไปต่อที่ไหนดี
สำหรับข้อความที่มาหลังคุณเลิกงานแล้ว อ่านคุยกับทีมเรื่องข้อความ WhatsApp นอกเวลางาน และเพื่อให้ช่องว่างทำงานได้ ดูเขียนโน้ตส่งงานที่ไม่ต้องรอคำตอบทันที
ทุกเรื่องในหัวข้อนี้อยู่ที่หมวดขอบเขตการทำงานและการจบวันทำงาน
ถ้าอยากปิดวันที่ยาวนานอย่างอ่อนโยนขึ้น การทำสมาธิแบบมีเสียงนำเจ็ดนาทีฟรีของสัทคุรุ (Sadhguru) ในแอป Miracle of Mind เป็นจุดเริ่มต้นที่ไม่บังคับ
คำถามที่พบบ่อย
ช่วงเวลาติดต่อคืออะไร
คือช่วงเวลาที่กำหนดไว้ว่าคุณจะตอบกลับ เขียนไว้และแจ้งทีม นอกช่วงนั้นข้อความรอได้ ช่วงเวลาติดต่อทำให้ความคาดหวังมองเห็นได้ จึงไม่มีใครต้องเดาว่าความเงียบคือการเมินเฉยหรือไม่
ถ้าเวลาทำงานแทบไม่ทับกันเลยล่ะ
ก็วางแผนให้งานส่วนมากเป็นโน้ตส่งต่อ และลดการโทรสด ตกลงว่าใครรับสายเช้าหรือดึก แล้วสลับกันไปตามรอบ คู่มือเรื่องโน้ตส่งต่องานแบบไม่ต้องรอตอบบอกวิธีเขียนไว้
ต้องให้หัวหน้าเห็นด้วยไหม
ช่วยได้มาก เพราะช่วงเวลาติดต่อจะได้ผลก็ต่อเมื่อคนที่ส่งคำขอเคารพมัน เสนอต่อหัวหน้าและทีมพร้อมกัน พร้อมร่างที่เขียนไว้ และขอทดลองใช้ช่วงหนึ่ง
อ่านต่อ
ถ้าสายดึกกับข้อความเช้าตรู่ทำให้ค่ำของคุณพร่าเลือน การทำสมาธิแบบมีเสียงนำสั้น ๆ ช่วยให้ปิดวันได้ แม้นาฬิกาจะบอกอย่างอื่น