Siapkan kerja pentadbiran rutin dengan tenang

Kerja pentadbiran rutin memerlukan jenis perhatian yang berbeza daripada kerja kreatif atau kerja yang mendalam. Ia membosankan tetapi penting: angka yang salah pada tuntutan, tarikh yang terlepas pada borang, invois yang dihantar kepada orang yang salah. Anda boleh merancangnya dengan mengumpulkan tugas yang serupa, memberinya had masa yang tetap, dan memperlahankan diri hanya pada langkah yang berat.

Mengapa kerja pentadbiran menyedut perhatian?

Kerja pentadbiran kurang mencabar, jadi fikiran mencari sesuatu yang lebih menarik. Akhirnya anda berpindah ke berita, kemudian kembali, berulang kali.

Setiap perpindahan memakan sedikit tenaga. Pelan yang menyimpan kerja pentadbiran di satu tempat mengurangkan perpindahan itu.

Cuba ini: kumpul, had masa dan semak

Inilah pelan yang boleh digunakan sekali sehari atau sekali seminggu.

1. Tulis setiap tugas pentadbiran pada satu senarai apabila ia muncul: tuntutan, bil, borang sekolah, e-mel yang perlu difailkan.
2. Kumpulkan mengikut jenis: pembayaran bersama, e-mel bersama, borang bersama.
3. Pilih had masa, seperti empat puluh minit selepas makan tengah hari pada hari Selasa dan Jumaat.
4. Mulakan dengan item yang paling kecil supaya anda bergerak, kemudian selesaikan satu kumpulan pada satu masa.
5. Sebelum menghantar apa-apa yang melibatkan wang atau butiran peribadi, buat semakan teliti (lihat di bawah).
6. Apabila had masa tamat, berhenti. Pindahkan apa yang tinggal ke sesi seterusnya.

Semakan teliti untuk langkah yang penting

Hampir semua kerja pentadbiran boleh bergerak pantas. Beberapa ruang borang patut dilihat sekali lagi dengan perlahan:

• jumlah wang dan mata wang
• nombor akaun bank dan nombor rujukan
• tarikh, terutamanya tarikh akhir
• nombor kad pengenalan dan nama, dieja seperti dalam dokumen
• kepada siapa mesej atau borang itu dihantar

Baca setiap satu semula, sambil menunjuk dengan jari atau menyebutnya dengan lantang. Jika borang meminta data peribadi, pastikan laman itu laman rasmi, kerana peraturan PDPA melindungi data anda tetapi tidak dapat membatalkan penghantaran yang salah.

Menjadikan kerja yang membosankan sedikit lebih mesra

Anda boleh menjadikan kerja pentadbiran lebih menyenangkan tanpa mengubah kerjanya. Tuang secawan kopi sebelum bermula. Pasang muzik perlahan tanpa lirik. Tanda setiap item pada kertas, supaya anda nampak timbunan itu mengecil.

Penjejak amalan yang dicetak boleh menjadi helaian tanda yang mudah jika anda suka melihat kemajuan.

Menyesuaikannya dengan keadaan sebenar

Jika anda menjalankan perniagaan kecil, had masa pentadbiran dua kali seminggu mengelakkan invois dan mesej pembekal menelan petang anda. Jika anda menguruskan urusan rumah, seperti yuran sekolah, bil utiliti dan temu janji ibu bapa yang sudah tua, topik beban rumah tangga dan penyusunan keluarga ada idea tambahan. Anda juga boleh bermula dengan satu senarai di dinding dapur.

Pekerja syif boleh mengaitkan had masa pentadbiran dengan satu hari cuti yang tetap. Jika ada perkara mendesak yang mengganggu tugas lain, tinggalkan nota mula semula sebelum bertukar tugas supaya anda boleh kembali dengan kemas.

Untuk menetapkan panjang had masa anda, lihat memilih tempoh sesi yang munasabah untuk tugas.

Ke mana selepas ini?

Jika kertas kerja, hutang atau borang menyebabkan tekanan yang sebenar, halaman sokongan kami menyenaraikan orang yang boleh membantu. Panduan perhatian yang lain ada di topik fokus dan perhatian.

Selepas sekumpulan borang, meditasi berpandu tujuh minit yang percuma daripada Sadhguru dalam aplikasi Miracle of Mind boleh dicuba jika anda mahu menetapkan semula sebelum tugas seterusnya.