Bila mesej kerja perlu dibalas segera
Telefon anda bergetar, dan anda tidak pasti sama ada yang ini boleh menunggu sehingga esok pagi.
Sebahagian besar mesej kerja boleh menunggu sebentar. Segelintir tidak boleh. Masalah bermula apabila tiada sesiapa yang menyatakan yang mana, jadi setiap getaran terasa seperti ia mungkin yang penting.
Persetujuan pasukan yang ringkas menyelesaikannya. Ia membolehkan orang membalas cepat apabila perlu dan meletakkan telefon apabila tidak.
Mengapa setiap mesej terasa segera?
Kerana tiada label. “Boleh tolong semak ini?” pada lewat malam dan gangguan sistem yang sebenar kelihatan sama pada skrin kunci. Maka orang menjaga telefon sepanjang petang, sekiranya perlu.
Kesannya pada perhatian adalah nyata. Satu kajian pada 2015 mendapati bahawa notifikasi telefon sahaja, tanpa mengambil telefon itu, menjejaskan prestasi pada tugas yang memerlukan perhatian1. Itu tugas makmal dengan pelajar, jadi ia hanya satu kajian kecil, tetapi ia sepadan dengan perasaan apabila kumpulan sembang terus bernyala.
Apakah peraturan mudah yang boleh dipersetujui pasukan?
Gunakan tiga peringkat. Tulis di satu tempat yang boleh ditemui semua orang.
- Segera: memerlukan tindakan dalam masa sejam. Dihantar melalui panggilan telefon, atau satu perkataan pilihan di awal seperti “SEGERA”.
- Hari ini: memerlukan balasan sebelum hari bekerja tamat. Dihantar dalam sembang biasa.
- Bila-bila: tiada balasan diperlukan segera. Baca apabila anda kembali bekerja.
Tambah satu baris untuk menyatakan apa yang tidak dilindungi peraturan itu, misalnya kejadian keselamatan atau kecemasan pelanggan, yang mengikut prosedur tempat kerja anda sendiri.
Cuba ini: persetujui peraturan dalam lima belas minit
Adakan perbualan pendek ini semasa mesyuarat pasukan.
- Minta setiap orang memberi satu mesej terkini yang terasa segera tetapi sebenarnya tidak.
- Minta satu yang benar-benar segera, dan apa yang menjadikannya begitu.
- Rangka tiga peringkat itu daripada contoh tersebut.
- Persetujui cara mesej segera dihantar, dan siapa penggantinya jika orang pertama tidak dapat menjawab.
- Tulis peraturan itu dalam satu nota yang disematkan, dan semak selepas sebulan.
Panduan kami tentang menamatkan mesyuarat dengan tindakan yang bernama membantu anda menutup perbincangan dengan kemas.
Bagaimana rupa mesej dalam amalan?
Contoh ayat membantu orang menggunakan peringkat itu tanpa rasa kasar.
- “Segera: portal pelanggan tergendala, tolong telefon saya.”
- “Hari ini: boleh hantar angka itu sebelum pukul lima?”
- “Bila-bila: tidak perlu dibalas, sekadar untuk makluman.”
Tambah masa untuk peringkat Bila-bila, seperti “balas pada Isnin”, jika ada. Jika tiada, katakan tiada balasan diperlukan.
Bagaimana dengan masa cuti dan waktu rehat?
Mesej yang tiba pada waktu rehat seseorang patut jarang dan secara lalai termasuk dalam Bila-bila. Orang boleh menggunakan hantaran tertunda, supaya mesej muncul pada awal hari bekerja berikutnya.
Untuk cuti, serah tugas yang jelas lebih membantu daripada peraturan. Lihat mencipta tabiat serah tugas yang menghormati masa cuti.
Bagaimana saya menenangkan diri selepas mesej yang bertalu?
Berhenti sebentar sebelum membalas apa-apa yang tidak segera. Hembus nafas perlahan, letakkan telefon menelungkup, dan jawab apabila anda selesai dengan perkara di hadapan anda. Papan kosongkan fikiran boleh membantu anda menyimpan apa yang ada di fikiran.
Jika mesej yang tidak putus membuat anda cemas atau tidak dapat berehat untuk tempoh yang panjang, bercakaplah dengan doktor atau kaunselor. Halaman sokongan kami menyenaraikan tempat untuk bermula.
Ke mana seterusnya
Kembali ke panduan tempat kerja dan rakan sekerja untuk panduan lanjut tentang mesyuarat, serah tugas dan rehat. Untuk had kerja di rumah, baca tentang had kerja dan cara menamatkan hari bekerja.
Apabila anda bersedia untuk beberapa minit yang tenang dengan telefon diletak, meditasi berpandu tujuh minit percuma oleh Sadhguru dalam aplikasi Miracle of Mind boleh dicuba jika anda mahu.
Soalan lazim
Apakah yang dikira sebagai balasan segera?
Hanya perkara yang jika ditunggu boleh mendatangkan bahaya sebenar: risiko keselamatan, pelanggan yang tidak dapat dilayan, atau tarikh akhir yang tegas dalam masa sejam. Sebahagian besar mesej terasa segera kerana ada orang menunggu, bukan kerana sesuatu rosak. Persetujui senarai pendek itu dengan pasukan supaya tiada sesiapa perlu meneka.
Bagaimana mesej segera patut dihantar?
Gunakan isyarat yang berbeza daripada sembang biasa, seperti panggilan telefon atau satu perkataan yang dipersetujui di awal mesej. Dengan itu, seseorang boleh membisukan mesej santai tanpa risiko terlepas kecemasan sebenar. Pasukan patut memilih isyarat itu bersama dan menulisnya.
Bagaimana jika pengurus saya mengharapkan balasan segera untuk semua perkara?
Bangkitkannya sebagai soalan tentang kerja, bukan aduan. Tanya jenis mesej mana yang memerlukan jawapan cepat dan yang mana boleh menunggu. Cadangkan percubaan selama beberapa minggu. Ada pengurus yang tidak pernah ditanya, dan peraturan yang jelas boleh meredakan kebimbangan mereka juga.
Perlukah saya membalas pada hujung minggu atau semasa cuti?
Itu bergantung pada peranan dan kontrak anda, yang tidak dapat dinilai oleh panduan ini. Persetujui dengan pasukan apa yang benar-benar segera dan bagaimana kes itu sampai kepada anda. Jika tidak pasti, minta pengurus atau HR menulis apa yang terpakai untuk peranan anda, supaya anda tidak meneka.
Baca seterusnya
Apabila telefon akhirnya senyap, meditasi berpandu yang singkat seperti yang tujuh minit percuma oleh Sadhguru memberi perhatian anda tempat yang tenang untuk berehat.